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Programa de mentoring para personal de nuevo ingreso

CBP 12/2023

Personas y conocimiento / Intercambio y transferencia de conocimiento

Área de Gobierno de Economía, Innovación y Hacienda

Dirección General de Planificación de Recursos Humanos

dgplanificacion@madrid.es

El mentoring o mentoría consiste en un proceso de aprendizaje a través del cual el mentor aconseja, enseña, guía y ayuda al aprendiz o mentee en el desarrollo de sus capacidades y habilidades profesionales. Su objetivo es aumentar sus posibilidades de éxito laboral. Parte de una filosofía donde se cree en el potencial profesional de todas las personas. El mentor tendrá como función principal canalizar los conocimientos del mentee y potenciarlos a partir de los suyos propios.

Esta buena práctica tiene un objetivo concreto: contribuir al desarrollo profesional del mentee. Así, entre el mentor y el mentee se crea una relación en la que se transfiere experiencia y conocimiento de uno a otro.

El mentoring en una organización permite acelerar el proceso de desarrollo profesional a través del apoyo de una persona de mayor experiencia. Las personas con experiencia de la organización transfieren su saber-hacer hacia otras con menor trayectoria. Ayuda a motivar al empleado, ya sea al mentee o al mentor, favoreciendo el incremento de la satisfacción y la productividad de ambos.

Además, el mentoring permite generar redes y vínculos valiosos entre personas que en otras circunstancias no se habrían producido, así como el desarrollo de competencias y habilidades y la adquisición de nuevos conocimientos. Estos efectos individuales repercuten en la mejora del rendimiento de la administración, y se traducen a la larga en una mejora del servicio público.

El Ayuntamiento de Madrid quiere contar con los mejores profesionales para prestar un óptimo servicio a los ciudadanos, para lo que se puso en marcha Madrid Talento, iniciativa dirigida a ofrecer soluciones técnicas complementarias e innovadoras dentro de la administración. 

El mentoring es una herramienta que contribuye a la gestión del talento en el Ayuntamiento de Madrid desde el año 2021. Este servicio se ofrece en principio a personal de nuevo ingreso en la organización, funcionarios de carrera y personal laboral fijo de los subgrupos A1, A2 y C1, a través de una red de mentores internos voluntarios.

Para la implantación del Programa de mentoring, en el año 2020 se creó un grupo inicial de 12 mentores seleccionados entre el personal de las distintas áreas de gobierno que fueron instruidos por un formador externo un total de 13 horas mediante dos cursos, uno básico y otro avanzado de metodología de mentoring. 

En paralelo, se asignó como unidad de gestión a la Subdirección General de Planificación, a través del Servicio de Desarrollo Personal, que desde entonces mantiene activa la red, elabora documentación, analiza los resultados de las evaluaciones, asesora a los mentores, informa a los interesados y revisa continuamente el proceso.

En el año 2021 se seleccionaron los primeros colectivos de mentees entre las últimas promociones de personal del Ayuntamiento y se realizó la asignación de parejas mentor-mentee. Se estimó un número de sesiones entre 3 y 6 para cada mentee, con una duración media de 1 hora.

Actualmente, la red de mentores, gestionada por la Subdirección General de Planificación, está formada por 126 voluntarios y continua en proceso de ampliación. 

Desde 2023 se mantienen reuniones periódicas con las personas interesadas en ser mentores para dar a conocer los detalles: recursos, red, materiales, procedimiento, para posteriormente acceder a la red, las sesiones de apoyo, supervisión, etc.

Además, la escuela de formación organiza la formación “Programa de mentoring”, que forma parte del plan anual de formación.

El Programa se ofrece a todos los aprobados de cada oposición de turno libre de grupo A (subgrupos A1 y A2) y subgrupo C1. Desde el Servicio de Desarrollo Personal se les invita a participar en el programa mediante un correo electrónico. Con las respuestas positivas, y en función de las preferencias y características de mentor y mentorizado o mentee, se establecen cada una de las parejas para que, de manera autónoma, comiencen a programar y desarrollar sus sesiones. También es posible participar a través de un formulario publicado en Ayre, manifestando el interés en ser mentorizado, o simplemente escribiendo un correo electrónico al Servicio, considerándose parte de la buena práctica la facilidad de acceso y la multicanalidad.

Para poder evaluar los resultados de cada proceso se han diseñado unas encuestas, a cumplimentar tanto por mentores como por los mentees, que se reciben y analizan desde el Servicio de Desarrollo Personal.

Desde 2020 el número de jubilaciones en el Ayuntamiento de Madrid ha mantenido una tendencia al alza hasta las 836 registradas en 2024. Las proyecciones futuras indican un aumento importante en esta cifra para los próximos años, subrayando la necesidad de planificar adecuadamente la reposición de personal para mantener la operatividad y eficiencia de la administración.

Desde el Ayuntamiento se detectó la necesidad de poner en marcha iniciativas que permitan acelerar la trasmisión del conocimiento para no perder ese importante capital al tiempo que la plantilla sufre esas salidas y nuevas entradas de sus efectivos. En esta línea, se ha identificado el mentoring como una herramienta que va a permitir ayudar a gestionar el proceso de renovación que va a sufrir el Ayuntamiento de Madrid en los próximos años, mediante una red de mentores internos (personal con experiencia y bagaje profesional) que acompañen y orienten a los nuevos profesionales de la organización.

Desde la implantación en 2021 del Programa de mentoring, se han finalizado 184 procesos, con una media de 4 sesiones por cada uno. El tiempo medio de las sesiones ha sido de 60 minutos, y se han utilizado medios de comunicación tanto presenciales como virtuales. Actualmente existen otros 61 procesos en curso.

Estos procesos se han valorado mediante encuestas específicas a su finalización, de las cuales destaca:

- La valoración general de la experiencia es alta, siendo de 4,71 de media en una escala de 1 a 5 para los mentores, y de 4,85 para los mentees.

- Los mentees destacan como aspectos más positivos de la experiencia la buena disposición de sus mentores, el seguimiento y la buena organización y que hayan puesto a su alcance sus conocimientos y experiencias. Además, el proyecto también se ha valorado de manera positiva en lo relativo a la socialización y creación de redes para las nuevas incorporaciones.

- Los mentees han destacado el conocimiento que el proceso les ha aportado acerca de la organización y la cultura organizativa y desenvolverse con más confianza en el puesto.

El equipo promotor del programa de mentoring lo constituye la Dirección General de Planificación de Recursos Humanos. Este equipo se encarga de definir el modelo y analizar los resultados, proponiendo actuaciones de mejora.

Desde el Servicio de Desarrollo Personal, de la Subdirección General de Planificación, se mantiene activa la red de mentores profesionales, se elabora la documentación, se establecen las parejas mentor-mentee y se elaboran informes de evaluación y resultados.

La red de mentores profesionales del Ayuntamiento de Madrid la constituyen funcionarios voluntarios, con amplia experiencia en la organización.

Los destinatarios son funcionarios de carrera y personal laboral fijo A1, A2 y C1 de nueva incorporación y, excepcionalmente, otros funcionarios interesados en recibir el servicio.

La práctica es replicable en otras Administraciones públicas, dado que la mentoría o mentoring es una herramienta eficaz para el desarrollo de los profesionales de cualquier organización, que permite obtener mejoras del rendimiento, fundamentalmente en la motivación y productividad. Para ello se deberá disponer de una red de mentores, con el perfil que se considere, y una unidad que coordine y gestione el modelo y los procesos en curso.

Es conveniente mantener el grupo de mentores activo, a través de medios telemáticos, convocar reuniones periódicas y mantener y mejorar el modelo de manera continua para una mejor adaptación a la organización promotora.

Esta práctica no requiere de medios específicos para su implantación, solo los derivados de los modelos escogidos para la gestión, evaluación y mantenimiento de la red.

Desde la Dirección de Planificación de Recursos Humanos se ofrece información sobre el modelo a todas las entidades que lo requieren. El programa de mentoring del Ayuntamiento de Madrid despierta una creciente curiosidad, siendo cada vez más las organizaciones públicas de diversos puntos de España las que muestran su interés en los detalles y el modelo implantado con el fin de replicarlo en sus instituciones. Se ha facilitado información a otras organizaciones públicas interesadas en el programa, como la Universidad de Barcelona o la Universidad de Murcia con el fin de compartir la experiencia del Ayuntamiento permitiendo su réplica en otras entidades públicas. En 2025 se han llevado a cabo dos reuniones promovidas por la Asociación Internacional Ciudades Educadoras. Desde Madrid Talento se llevó a cabo la presentación “Cómo poner en práctica un proyecto de mentoría profesional”. Se continuará el Proyecto con nuevos encuentros con ciudades interesadas en implantar sus propios procesos de mentoring.

 

Noticias y publicaciones:

Eventos, ferias y jornadas:

  • Curso “Planes de Bienvenida a Nuevos funcionarios de Entidades Locales” de la Comunidad de Madrid, en octubre de 2023.
  • Feria Madrid Talento celebrada el 23 de marzo de 2023 con un estand propio.
  • Participación en el Congreso nacional de Innovación y Servicios Públicos 2023 y 2024, donde parte del equipo de Madrid Talento ha explicado sus iniciativas innovadoras de RRHH, incluido el mentoring.
  • Participación en Novagob 2023, donde el mentoring contaba con un estand propio y se llevó a cabo una ponencia específica en el espacio Madrid Talento.
  • Participación en la Feria HR Innovation Summit, el 26 de septiembre de 2024, donde Madrid Talento contaba con un estand propio.
  • I Escuela de Verano Madrid Talento, en julio de 2024, en la mesa de debate denominada “Mentoring y diversidad generacional” se abrió un diálogo entre un mentor y una mentee con la moderación de la Subdirectora General de Planificación.

Publicaciones en la web e intranet municipal

  • La práctica está disponible en la web municipal www.madrid.es, dentro del espacio “Bienvenida al Ayuntamiento”, en un apartado dedicado al mentoring con un vídeo, una infografía, un documento extenso y una presentación del programa: Mentoring - Ayuntamiento de Madrid.
  • Espacio en Ayre, la intranet municipal, en el apartado de “Desarrollo de personas”, se incluye información del programa, y un resumen de resultados que se actualiza semestralmente. Además, en este espacio se ofrece información diferenciada a mentores y mentees, con sendos formularios para solicitar la participación en el programa.
  • Los datos relativos al número y características de mentores y mentees se publican en el Portal de datos abiertos del Ayuntamiento, y se actualizan semestralmente. Estos datos son accesibles para toda la ciudadanía.

Redes sociales y otras acciones de difusión

Se han elaborado diversos materiales que se facilitan a todas las personas interesadas y que se utilizan en las campañas de difusión del programa a través de las redes sociales (Instagram, LinkedIn...).

Infografías sobre mentoring:

¿En qué consiste el mentoring?¿Quieres ser mentoring en el Ayuntamiento de Madrid?

 

Documentación asociada

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