Gestión de solicitudes de ocupación de espacios en la vía pública (OCUVI)
CBP 20/2023
Gobernanza, Administración y normativa / Organización administrativa
Área de Gobierno de Vicealcaldía, Portavoz, Seguridad y Emergencias
Dirección General Coordinación Territorial y Desconcentración
La amplia gama de servicios que presta el Ayuntamiento de Madrid, el número de personas, los millones de elementos de mobiliario de la ciudad y las actuaciones realizadas en los espacios públicos en un día cualquiera, hacen necesario contar con recursos de tecnologías de la información y las comunicaciones que permitan realizar una gestión eficiente y ágil de los espacios públicos. La plataforma web municipal MiNT (Madrid Inteligente) es la respuesta tecnológica a esta necesidad, constituyendo un modelo de información transversal de los elementos que conforman el espacio público de Madrid (mobiliario, arbolado, zonas verdes y equipamientos), los servicios que se prestan en el mismo (limpieza, parques y alumbrado) y de los eventos que suceden sobre ellos (averías o actuaciones preventivas).
Dentro de las actuaciones que pueden suceder en los espacios públicos, destacan las ocupaciones en la vía pública por su importancia cuantitativa y por sus numerosas implicaciones económicas, de movilidad, y de convivencia que suponen. Las ocupaciones son el medio por el cual una persona física o jurídica puede reservar durante un periodo de tiempo concreto un espacio público para la realización de una actividad, la ejecución de obras o la prestación de un servicio, ya sea de carácter privado o público.
El módulo OCUVI Gestión de solicitudes de ocupación de espacios en la vía pública es una aplicación implantada al amparo de MiNT que permite integrar en un único espacio de trabajo toda la información sobre gran parte de las ocupaciones de la vía pública autorizadas por el Ayuntamiento. OCUVI se configura como un sistema único y centralizado que permite a los diferentes departamentos involucrados en la ocupación de vía pública registrar las solicitudes de ocupación que reciben, principalmente en materia de mudanzas, movilidad, trabajos que se desarrollen en la vía pública (como rodajes y obras) y sustituir las diferentes bases de datos locales que se venían utilizando para dicha tarea. Además, permite reflejar otro tipo de autorizaciones de ocupación y uso del espacio público como los quioscos, los situados de prensa o de venta ambulante, las concesiones demaniales o las terrazas de hostelería y restauración entre otros.
Disponer de la información de forma unificada y normalizada en un único espacio de trabajo permite coordinar las actuaciones de las distintas unidades administrativas que gestionan y autorizan ocupaciones de la vía pública, evitando que se solapen ocupaciones en un mismo espacio físico y temporal. De esta forma, se favorece el funcionamiento de todos los actores que realizan acciones en la vía pública, sean servicios municipales, empresas, entidades sociales o particulares.
Esta buena práctica promueve la mejora y simplificación de los procesos internos al facilitar la coordinación de actuaciones entre los servicios. Es una actuación de carácter innovador que permite avanzar en el cumplimiento de dos de los Acuerdos de la Villa: racionalizar el procedimiento de autorización de actos en la vía pública, con la posibilidad de informar al ciudadano de los eventos de Ciudad e impulsar un plan de racionalización del uso privativo del espacio público.
En un primer momento el módulo OCUVI distinguía los siguientes tipos de ocupación: obras en vía pública; trabajos en vía pública; mudanzas puntuales; ocupación por rodajes; ocupaciones en la M-30; ocupaciones por transportes especiales; ocupación por grúas, plataforma elevadora, hormigonera o similares; ocupación por otros vehículos y otras ocupaciones en vía pública.
En enero de 2021 se implantó un nuevo módulo de OCUVI, dentro del cual se incluyen las ocupaciones correspondientes a: eventos, mercadillos, ferias y festejos.
OCUVI proporciona un registro único de ocupación de vías para todo el Ayuntamiento, con independencia del tipo de ocupación. Está integrado con el sistema de información geográfica corporativo del ayuntamiento (SIGMA) para la representación de las ocupaciones sobre plano.
OCUVI, dado que es una aplicación de coordinación de carácter fundamentalmente técnico, está diseñada para incorporar en cada expediente de ocupación gran cantidad de información técnica, con numerosos campos que no se encuentran en los sistemas de gestión administrativa.
Es un sistema que está sometido a una continua evaluación y revisión para hacerlo más operativo, avanzando en una doble dirección:
- Por un lado, continuar añadiendo más tipologías de ocupación de la vía pública.
- Por otro se está trabajando también en la interconexión con los sistemas de gestión de expedientes, para que los datos se compartan y se vuelquen entre aplicaciones de forma automática, aunando la tramitación puramente administrativa con el estudio técnico de las autorizaciones.
- También se está trabajando, en el caso de los actos en vía pública, con la posibilidad de integración de OCUVI con la solicitud de informes y servicios a la Oficina de Actos en Vía Pública.
La utilización del aplicativo OCUVI genera un impacto positivo dentro del propio Ayuntamiento, en las empresas o entidades que desarrollan sus actividades en la vía pública y en la ciudadanía en general.
Para el Ayuntamiento el impacto positivo se produce a dos niveles:
- Creación de un inventario único y disponible para todos los servicios municipales, georreferenciado con precisión absoluta en la cartografía oficial todas las ocupaciones.
- Disponibilidad de la misma información para todas las unidades administrativas del Ayuntamiento. La información es fundamental no sólo para la gestión diaria, sino como fuente de estudio para la realización de proyectos de racionalización del uso de los espacios públicos, la coordinación de las actuaciones previstas, la actualización de normativa o la determinación del importe de las tasas por aprovechamiento del dominio público.
Gracias a ello se puede realizar una gestión racional de las autorizaciones en la vía pública, incorporando a la tramitación toda la información pertinente y evitando duplicidades y faltas de información.
El gestor o autorizante accede a toda la información necesaria para tomar las decisiones adecuadas. A su vez, el solicitante de la autorización, sea una unidad administrativa del propio Ayuntamiento o una persona física o jurídica externa, se beneficia de una gestión rápida y eficiente, debiendo aportar sólo los datos necesarios para tramitar su solicitud.
Por lo tanto, todas las empresas y entidades que de manera habitual o puntual realicen actividades en la vía pública se ven beneficiados de la existencia de un sistema único de control y gestión de las autorizaciones. En este sentido, beneficia especialmente a empresas de obras y servicios urbanos, de transportes especiales, de mudanzas, de rodajes y a las que realicen cualquier evento u actividad en la vía pública.
Indirectamente beneficia a la actividad económica desarrollada a pie de calle, comercios, terrazas y hostelería, ya que con OCUVI se minimiza el impacto negativo que ciertas ocupaciones pudieran tener en este tipo de negocios.
Finalmente, la ciudadanía es otro de los grandes beneficiados de la utilización de OCUVI, ya que en última instancia una gestión adecuada de las ocupaciones minimiza la alteración de la vida vecinal que se desarrolla en los espacios públicos, como lugares de tránsito, ocio o esparcimiento.
Son varios los actores implicados en el desarrollo, implantación y utilización del módulo OCUVI:
- Organismo Autónomo Informática del Ayuntamiento de Madrid, que es el responsable en última instancia de todos los sistemas de información municipales, así como el responsable de la parte técnica del desarrollo, implantación y mantenimiento de la aplicación.
- Dirección General de Coordinación Territorial y Desconcentración, que ha sido la impulsora de la ampliación de OCUVI, tanto en lo referido a la tipología de ocupaciones como a su uso por parte de los distritos.
- Áreas de gobierno con competencias en materias que supongan la ocupación de la vía pública o con competencias en el proceso de aprobación de autorizaciones, especialmente la Oficina de Actos en la Vía Pública del Área de Gobierno de Portavoz, Seguridad y Emergencias.
La buena práctica en sí supone una propuesta de mejora en la implementación del uso de un recurso ya existente, proporcionando una información precisa y necesaria para una ciudad como Madrid, con la posibilidad de replicar el proyecto en otros ámbitos relacionados con el uso privativo del espacio público, así como en otras entidades locales interesadas en disponer de un sistema de información similar.
La gestión de solicitudes de ocupación de espacios en la vía pública a través de la aplicación OCUVI puede considerarse una práctica eficaz y sostenible en el tiempo en la medida en que sea una aplicación de uso extenso entre todos los gestores implicados.
Su eficacia dependerá del adecuado uso por parte de los gestores, que deberían volcar toda la información referente a los procedimientos para la gestión de las solicitudes, de forma que cuanto más se use la aplicación, más beneficios reportará para la adecuada gestión de las solicitudes.
La principal amenaza la constituye la utilización por parte de los gestores de sistemas alternativos para la tramitación de sus tareas, lo que convertiría a la aplicación OCUVI en algo irrelevante puesto que no dispondría de la información que cada gestor necesita para realizar su trabajo.
Para evitar esa posibilidad es fundamental la formación a los gestores, que supere los recelos iniciales a usar la aplicación en sustitución de los sistemas alternativos que se venían usando en cada unidad gestora.
Las amenazas de carácter técnico también deben ser tenidas en cuenta y son fundamentalmente la obsolescencia informática y los problemas de funcionamiento de la aplicación (fallos de la aplicación, problemas de conectividad o excesiva lentitud en su funcionamiento).
La aplicación informática se presentó en el IV Congreso de Ciudades Inteligentes (Madrid, 2018) sobre la transformación de servicios en el Ayuntamiento de Madrid, disponible en el siguiente enlace:
Transformación de servicios en el Ayuntamiento de Madrid • ESMARTCITY
Puede consultarse más información sobre el Proyecto MiNT en los siguientes enlaces: