Sede electrónica del Ayuntamiento de Madrid

Área de Gobierno de Cultura, Turismo y Deporte

Dirección General de Bibliotecas, Archivos y Museos

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La gestión documental y de archivo desde el diseño es una buena práctica que tiene por objeto asegurar la correcta gestión de los documentos electrónicos que produce el Ayuntamiento de Madrid en el ejercicio de sus actividades de una forma efectiva y eficiente, sin que suponga una carga de trabajo para el personal de las unidades administrativas y facilitando la conservación del patrimonio documental digital para su puesta a disposición de la sociedad y de las generaciones futuras.

Ello se realiza implementando requisitos de gestión documental y archivo cada vez que se crea o modifica sustancialmente un procedimiento o servicio tramitado electrónicamente.

La gestión de documentos electrónicos conlleva una serie de tareas (como la asignación de metadatos, el control de los periodos de vigencia y retención de los documentos o la gestión de su eliminación o transferencia a un archivo de conservación a largo plazo, según corresponda). Estas tareas no suelen estar imbricadas en la tramitación o el flujo de tareas de los diferentes procedimientos y servicios, ni se encuentran adecuadamente contempladas en las aplicaciones de tramitación. Su realización a posteriori, bien por la unidad tramitadora o por personal técnico archivero, resultaría poco sistemática e ineficiente en el primero de los casos e inabarcable en el segundo, al no contar la organización municipal con una red de archivos centrales, ni disponer el Archivo de Villa de personal suficiente para ello.

Para contrarrestar esta situación, el Ayuntamiento de Madrid está impulsando la implementación de requisitos de gestión documental y archivo desde el diseño de los procedimientos y de los sistemas que intervienen en su creación y gestión, en línea con las últimas tendencias internacionales (Archiving by design).

Estos requisitos se definen en el momento de creación de la serie documental del archivo electrónico municipal en la que se agrupan y almacenan los documentos de un procedimiento o servicio tramitado electrónicamente.  

Esta buena práctica promueve la mejora y simplificación de los procesos internos. En este sentido, el despliegue del enfoque que sustenta esta práctica supone el paso de un modelo reactivo en la realización de las tareas de gestión de documentos a otro proactivo, mucho más eficiente, ya que reduce la carga de trabajo del personal responsable de la tramitación y del personal responsable del tratamiento archivístico. A su vez, se trata de un modelo más eficaz, ya que permitirá automatizar algunas de las tareas y reducir el margen de error por fallos humanos.

La implantación de esta práctica supone la confluencia de diversas líneas de trabajo llevadas a cabo por parte del Ayuntamiento de Madrid, entre las que destacan las siguientes:

-       La elaboración de estudios de identificación y valoración de series a partir de la entrada en vigor del Reglamento del Sistema Integral de Gestión Documental y Archivos del Ayuntamiento de Madrid, de 28 de abril de 2015 y la puesta en funcionamiento en 2017 de la Comisión de Documentos y Archivos. La Comisión es un órgano colegiado con capacidad decisoria en materia de gestión documental y archivos, que desarrolla funciones de coordinación de las actuaciones comunes relacionadas con el Sistema Integral de Gestión Documental, y en el que se encuentran representada toda la organización administrativa y sector público municipal. Estos estudios, realizados por personal técnico archivero, permiten determinar la eliminación o conservación permanente de los documentos y los plazos para su eliminación o transferencia. En ellos se fueron incorporando progresivamente otros requisitos de gestión documental que deberían cumplir las aplicaciones de tramitación.

-       El impulso a la gestión centralizada de los documentos de los procedimientos y servicios tramitados electrónicamente a través del Archivo electrónico municipal que viene realizando el Organismo Autónomo Informática del Ayuntamiento de Madrid. Los documentos se incorporan desde su creación a un sistema de gestión documental centralizada, a través de su captura y almacenamiento en los servicios de repositorio del archivo electrónico, que resulta necesaria para emplear otros servicios vinculados al mismo como el portafirmas electrónico.

-       El desarrollo del Inventario Electrónico de Procedimientos y Servicios, que contempla una serie de campos para recoger requisitos de gestión documental y cuya inscripción en el mismo resulta obligatoria para acceder al servicio de archivo electrónico. Los datos recogidos en el Inventario proporcionan información sobre el contexto normativo, procedimental y de procedencia necesarios para la determinación de requisitos de gestión documental.

El proceso de implementación de esta buena práctica comenzó en el mes de mayo de 2022, con la implantación del nuevo formulario web de petición de alta de series documentales en el archivo electrónico y un nuevo modelo de informe técnico que documenta los requisitos de gestión documental que se definen para la nueva serie.

Asimismo, está previsto el diseño e implementación de un sistema de preservación digital para el archivo definitivo y consulta de los documentos y expedientes de conservación permanente, que supondrá la definición de nuevos requisitos archivísticos desde el diseño.

La implementación de esta práctica ha tenido un impacto muy positivo para el control centralizado de la producción documental del Ayuntamiento de Madrid. En solo tres meses de funcionamiento (del 1 de mayo al 31 de julio de 2022) se realizaron 39 peticiones de alta de series documentales en el Archivo Electrónico, un ritmo que supone una garantía para una aplicación sistemática de las obligaciones legales, las necesidades organizacionales y las expectativas sociales en materia de gestión documental y archivos.

Ello supone la creación de documentos electrónicos que cumplen con los requisitos legales para su validez y se utilizan y conservan manteniendo inalteradas sus características de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad, con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión, y que no se destruyen, salvo en los supuestos contemplados legalmente y mediante los procedimientos reglamentariamente establecidos. A su vez, aquellos documentos que se hayan de conservar de forma permanente pueden ser recuperados y consultados a largo plazo.

La correcta gestión del ciclo de vida de los documentos a partir de los requisitos definidos con esta práctica permite mitigar riesgos (derivados, por ejemplo, de la conservación de documentos con datos personales durante más tiempo del necesario) y reducir los costes materiales y en capacidad de procesamiento que supondría el almacenamiento indefinido de los volúmenes ingentes de documentos que produce la organización en el desarrollo de sus actividades.

Por otro lado, los trabajos de análisis para la determinación de los requisitos de gestión documental de las nuevas series, están incentivando el desarrollo de criterios que podrán ser aplicados a otras series, así como el desarrollo de futuros instrumentos que coadyuvarán a alcanzar los objetivos de esta práctica.

Gracias a esta práctica se va a revertir la situación de desconexión que en las últimas décadas se estaba produciendo entre la institución archivística municipal, el Archivo de Villa, y las diferentes unidades administrativas que producen los documentos. Ello permitirá garantizar la conservación a largo plazo de aquellos documentos electrónicos que constituyen parte esencial de la memoria institucional del Ayuntamiento de Madrid y de la memoria colectiva, y que se encuentran especialmente protegidos por la normativa de patrimonio cultural e histórico.

La implementación de la gestión documental y de archivo desde el diseño beneficia, por tanto, a la propia Administración municipal, a los ciudadanos y a otras partes interesadas (empresas, organizaciones de la sociedad civil, otras Administraciones), así como a las generaciones futuras que podrán disfrutar del patrimonio documental digital madrileño.

En cuanto a la evaluación, está previsto someter la buena práctica a la evaluación periódica de la Comisión de Documentos y Archivos.

En el proceso de diseño e implementación de la práctica participan, además de la Dirección General de Bibliotecas, Archivos y Museos del Área de Gobierno de Cultura, Turismo y Deporte, el Grupo de Trabajo de Archivo Electrónico de la Comisión de Documentos y Archivos, constituido formalmente el 16 de diciembre de 2021. En dicho grupo participa, además de la citada dirección general, la Dirección General de la Oficina Digital y el Organismo Autónomo Informática del Ayuntamiento de Madrid.

Por otro lado, la determinación de requisitos de gestión documental requiere de la participación de los responsables de la gestión de los diferentes procedimientos y servicios que precisan los servicios del archivo electrónico, así como de los responsables técnicos de las aplicaciones que se ocupan de su tramitación.

La interacción con estos actores se produce con ocasión de las peticiones de alta de series documentales en el Archivo Electrónico que han de cumplimentar, y que puede dar lugar a diversas reuniones destinadas a la concreción de los requisitos de gestión documental.

La adopción de enfoques “por diseño” o “desde el diseño” (by design) en la implementación de políticas y estrategias que afectan de manera transversal a los diferentes procesos de las organizaciones para alcanzar de manera más eficaz y eficiente los objetivos de dichas políticas, está bastante extendida en los últimos años. La igualdad de género, la accesibilidad, la protección de datos o la calidad, son algunos de los ámbitos en los que diversas organizaciones vienen impulsando enfoques desde el diseño.

En este caso concreto, la gestión documental y de archivo desde el diseño, se pretende su aplicación a todos los ámbitos de actividad del Ayuntamiento de Madrid, en la medida en que en su desarrollo generan documentos. Para poder atenderlo correctamente, desde la Dirección General de Bibliotecas, Archivos y Museos del Área de Gobierno de Cultura, Turismo y Deporte se han iniciado los trabajos para la creación de un Servicio de Coordinación del Sistema Integral de Gestión de Documentos y Archivos, que deberá ser dotado de personal y recursos, que tendrá como finalidad garantizar la sostenibilidad del archivo electrónico y dar soporte al conjunto de la organización municipal.

Se han potenciado, además, la formación del personal, incorporando nuevas acciones formativas en materia de gestión documental y archivos en los sucesivos planes de formación del Ayuntamiento de Madrid, abiertas a buena parte del personal municipal.

Finalmente, en una futura evolución de esta práctica (como gobernanza de la información pública desde el diseño), cabe también la incorporación de la perspectiva de otros ámbitos de actividad de la organización vinculadas a la gestión de la información, como la protección de datos, la transparencia, los datos abiertos o la seguridad de la información, para lo que se requeriría de la participación de nuevos actores de los órganos con competencias en las materias afines.

La Dirección General de Bibliotecas, Archivos y Museos está elaborando materiales de difusión y documentación de esta buena práctica para su publicación a lo largo del año 2023.

No obstante, se puede consultar más detalles sobre la estrategia de Gestión documental y de archivo desde el diseño en las presentaciones que se han realizado por parte de la Dirección General de Bibliotecas, Archivos y Museos en el III Congreso Nacional de Archivo y Documento Electrónico (CNADE) que tuvo lugar en Leganés los días 14 y 15 de junio de 2022, así como en la I de Innovación en Archivos y Gestión Documental (InnovArchivos 2022), celebrada en el Centro Cultural Conde Duque de Madrid el 4 de octubre de 2022. Los vídeos de dichas intervenciones se pueden encontrar en YouTube:

-       Ponencia en el III CNADE: Archivos desde el diseño- Sistema Integral de Gestión de Documentos y Archivos del Ayto. de Madrid - YouTube

-       Ponencia en InnovArchivos 2022: I Jornada de Innovación en Archivos y Gestión Documental. Sesión vespertina - YouTube

Otra documentación:

-       Acuerdo de 26 de mayo de 2022 de la Junta de Gobierno de la Ciudad de Madrid por el que se crea el Inventario Electrónico de Procedimientos y Servicios y se establecen las directrices para su gestión - Gestiones y Trámites (las Directrices establecen en su apartado 5.2.e la inscripción obligatoria en el Inventario Electrónico de Procedimientos y Servicios para acceder a los servicios del Archivo Electrónico municipal).