Plataforma web para la gestión de espacios y usuarios de La Nave
CBP 83/2023
Tecnología / Servicios digitales
La Nave es el centro de innovación más importante del Ayuntamiento de Madrid. Un punto de encuentro abierto a cualquier ciudadano, institución o profesional innovador que tenga la actitud y el potencial para dar respuesta a los retos de la ciudad. Hay actividades formativas sobre nuevas tecnologías y metodologías; espacio de trabajo y programas para startups adaptados a sus necesidades y un ecosistema de emprendimiento e innovación consolidado a nivel nacional e internacional.
La plataforma web para la gestión de espacios y usuarios de La Nave ayuda a la gestión de los espacios y de los usuarios en el centro municipal, permitiendo la gestión del día a día y atendiendo a las necesidades de sus administradores y miembros participantes de pleno derecho, facilitando la interacción de La Nave con los diferentes usuarios y entre ellos.
Esta actuación busca favorecer el emprendimiento, la competitividad, la innovación y el conocimiento tecnológico a través de la puesta a disposición de la ciudadanía de espacios adecuados para ello, en los que pueden acceder a un catálogo de servicios de alto valor añadido para poder desarrollar e implementar su proyecto y hacer crecer su empresa.
La implementación de esta herramienta se desarrolla en el marco de la actuación "Gestión de los Centros de Innovación de la Ciudad" incluida en el Programa Operativo de Gobierno 2019-2023.
La plataforma está en funcionamiento desde el mes de junio de 2022 y se encuentra alojada en un subdominio de la web principal "lanavemadrid". Se accede desde la parte pública y está restringida a los miembros de la comunidad que se registran y son admitidos.
Aunque está previsto ir abriendo nuevas funcionalidades para mejorar la experiencia de usuario, actualmente la plataforma permite las siguientes funcionalidades en función del perfil de cada usuario:
- CRM: directorio de contactos que permite hacer un seguimiento de las relaciones y acuerdos a los que se llega con cada uno de los participantes y definir fases de aquellos procesos que forman parte de las relaciones entre el equipo gestor y los miembros de La Nave. Dicho CRMA puede integrarse con herramientas externas como, por ejemplo, clientes de correo electrónico tipo Outlook, que facilitan la comunicación diaria entre las partes.
- Gestor de espacios: funcionalidad que permite la definición de los espacios o salas de uso comunitario que conforman el centro, los recursos materiales de los que disponen o su aforo. Facilita así mismo la reserva de dichos espacios dependiendo de los permisos asignados a los usuarios o de la realización de las actividades.
- Comunidad: conjunto de módulos que facilita la interacción entre todos los participantes de La Nave, poniendo a su disposición:
- Directorio de miembros filtrable por categorías y etiquetas para facilitar la rápida localización de otros participantes con el mismo perfil profesional o de intereses.
- Red social divisible en canales de acceso restringido, dependiendo de las limitaciones que desee definir el administrador.
- Sistema de mensajería privada que facilite la comunicación entre los miembros de la comunidad.
- Información sobre fondos: los emprendedores podrán hacer una búsqueda de posibles fondos públicos que se adapten tanto al perfil de su proyecto como a las necesidades de financiación. Una vez seleccionen los fondos a los que quieren aplicar, podrán acceder a un documento de instrucciones donde se les aplica cómo presentarse.
La puesta en marcha de la plataforma ha liberado tiempo de las personas que integran el equipo gestor del centro. Hasta la puesta en marcha de esta solución estas personas, que tienen unos perfiles técnicos y cuya misión es el fomento de la innovación y el apoyo a los proyectos innovadores, destinaban parte de su tiempo a tareas de gestión de los espacios (disponibilidad, reserva o información de características) ahora sólo una persona dedica una pequeña parte de su tiempo a estas tareas.
Además, las labores para facilitar el contacto entre los miembros de la comunidad se pueden realizar desde la propia plataforma y ello ha conllevado que las interacciones sean más fáciles entre los diferentes actores de la comunidad.
A continuación, se incorporan unos datos que ilustran el ámbito sobre el que impacta la solución tecnológica que se ha implementado en La Nave (rango de los datos, desde la fecha de puesta en marcha de la plataforma -junio 2022- hasta 30 de noviembre de 2022):
- 1.366 actividades realizadas en La Nave: 407 actividades de formación, 268 actividades de conexión, 680 actividades de aceleración y 11 no enmarcada en ninguna de las tres categorías.
- 78.444 asistentes a las actividades, de los cuales: 792 asistentes a charlas, 10.733 asistentes a cursos, 59.362 asistentes a eventos, 1.061 asistentes a mentorías, 27 asistentes a presentaciones de buenas prácticas, 832 asistentes a reuniones, 133 asistentes a rodajes, 4.313 asistentes a talleres, 723 visitantes de centros educativos o similar y 468 visitantes que han realizado una visita técnica.
- 2.399 miembros del ecosistema, de los cuales: 144 Administraciones públicas, 69 agentes financiadores, 100 agrupaciones sectoriales, 42 centro de investigación/innovación, 138 corporación, 114 fundación, 430 PYMES, 1.264 startups y 98 universidades.
- 935 Startups forma la comunidad de La Nave (alumnos más startups en programas actuales).
El desarrollo de la plataforma ha sido realizado por la empresa adjudicataria del contrato de apoyo a la gestión del centro La Nave cuya gestión es competencia de la Dirección General de Innovación y Emprendimiento, del Área de Gobierno de Economía, Innovación y Empleo.
Las startups y emprendedores usuarios del centro son los beneficiarios directos de esta buena práctica.
El tipo de plataforma implementada permite la gestión de centros que presten servicios a una comunidad de usuarios y es replicable en todos los centros en los que el Ayuntamiento u otras Administraciones públicas presten servicios a una comunidad de usuarios.
En este sentido, indicar que la propia Dirección General de Innovación y Emprendimiento gestiona varios centros en los que se puede replicar esta buena práctica: ILab; Puerta Innovación; Aravaca Innovation Hub; Madrid Innovation Lab (MIL); 6 viveros de empresas (Carabanchel, Moratalaz, Puente Vallecas, San Blas, Vicálvaro, Vallecas); Madrid Food Innovation Hub (MFIH).
Las partes integrantes de la plataforma están alojadas en la nube y son accesibles mediante interfaces web interconectadas entre sí. La información se almacena en formatos estándar que facilitan la migración de datos, su consulta y/o publicación a través de dashboards que integran los necesarios KPI’s para representarla. Así mismo, integran herramientas de comunicación y colaboración (clientes de correo, sistema de videollamadas o repositorio de documentación) para facilitar los flujos de trabajo y relación entre los miembros del sistema.
En definitiva, de cara a los usuarios, el sistema implantado consta de una web dividida en dos partes, una pública para las acciones de difusión de actividades o convocatorias, que tienen lugar en La Nave, y otra privada y restringida a los miembros para facilitar la interacción entre ellos (foros y mensajería privada) y la gestión de los recursos humanos, materiales y espaciales del centro.
Los recursos humanos que se precisan para replicar esta buena práctica, previos a la puesta en marcha de la herramienta, serían de cuatro tipos: propietarios del software, desarrolladores, equipo de User Experience (estudian las necesidades de los usuarios de la plataforma) y creadores de contenidos.
Podemos incluir otras tipologías de actores adicionales una vez la plataforma está en uso: gestores de la plataforma, creadores de contenidos, dinamizador del ecosistema (se encargan de dinamizar la comunidad: abriendo y dinamizando foros de discusión; compartiendo novedades/beneficios/noticias que afecten a la comunidad) y los usuarios externos, que pueden ser visitantes ocasionales o residentes/coworker.
Al tratarse de una herramienta de uso interno, y solo accesible bajo registro, no hay ningún tipo de publicación online al respecto.
Los usuarios acceden a través del espacio privado “Comunidad” existente en la página web La Nave Madrid
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