Píldoras informativas en la web municipal

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Píldoras informativas en la web municipal

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CBP 53/2023

Transparencia y comunicación / Comunicación y canales

Órgano responsable

Área de Gobierno de Vicealcaldía, Portavoz, Seguridad y Emergencias

Dirección General de Transparencia y Calidad

dgtransparencia@madrid.es

Las píldoras informativas son una forma sencilla de aproximar el conocimiento a la ciudadanía, mediante una primera aproximación a los contenidos que se desee difundir, sin ofrecer datos exhaustivos. Su necesidad se hace patente en el entorno actual, caracterizado por la disponibilidad abundante de información y su envío masivo, sin que sea sencillo en muchos casos realizar un filtrado, y que además coincide con la falta de tiempo para poder asimilarlo.

En el caso del Ayuntamiento de Madrid, se trata principalmente de poder mostrar alguna técnica, herramienta, método o práctica que puedan interesar a los destinatarios, que mantenga su atención durante un breve periodo de tiempo (no superior a 2 minutos) y que genere en ellos la curiosidad adecuada como para ahondar en esos conocimientos, en el caso de que lo deseen.

Esta buena práctica promueve la comunicación al ser una herramienta de difusión de la información y de canalización hacia otros entornos dirigidos en los que poder encontrar más conocimiento relacionado. Permite una mayor cercanía y comprensión de la materia que se quiera difundir y es una herramienta que favorece la comunicación interna en las organizaciones.

La simplificación y mejora de la “amigabilidad” de algunos de los contenidos de la web municipal, permite alejarse de la mera redacción escrita íntegra, facilitando así la comprensión del texto. Se adapta al formato de la pantalla, se divide visualmente en zonas, se extractan “ideas fuerza” y se facilita la navegación en el documento a través de vínculos con una lógica más clara.

Esta herramienta es empleada en un proceso siempre vivo, en el que se van generando y adaptando aquellas píldoras y contenidos que impulsen mejor los objetivos a conseguir. En cualquier caso, son siempre ampliatorios de los contenidos municipales que cumplen con los requisitos establecidos de accesibilidad.

Implantación y desarrollo

Inicialmente se realizaron vídeos divulgativos sobre el sistema de cartas de servicios o sobre comunicación clara, pero la apuesta definitiva por este tipo de herramientas comenzó en el año 2021 y se desarrolló a través de las siguientes etapas:

En primer lugar, se realizó un estudio de la oferta y tipologías en el mercado de este tipo de producto, para conocer cuáles se adecuaban más a las necesidades del Ayuntamiento de Madrid.

En segundo lugar, se contactó con empresas del sector que prestaban ese tipo de servicio y se realizó un estudio de sus ofertas, para conocer las características del producto, adecuación a los formatos municipales o a las especificaciones concretas del Ayuntamiento de Madrid.

Por último, se delimitó una estructuración y simplificación del material que sirvió de base para la realización de la píldora o contenido. El resultado final de todo lo que se generó, fue previamente validado y simplificado y dio lugar a un texto, unas imágenes, unos esquemas y una locución, en su caso. Igualmente se facilitaron los lugares virtuales de redireccionamiento, en los que se ofrecía la ampliación de la información en los casos que procediera, dando lugar a un primer borrador del contenido. Tras un proceso de adaptación y modificación, se llegó al resultado deseado, procediendo a ubicar la píldora informativa en la web municipal y difundiéndose a los grupos de interés del Ayuntamiento de Madrid.

Los vídeos son el ejemplo más claro de lo que representa trasladar la información a un entorno amigable. En la web municipal, se ha potenciado la difusión de las siguientes materias:

- Plan de Calidad del Ayuntamiento de Madrid.

- Sistema de cartas de servicio y su elaboración.

- Introducción a las Metodologías Ágiles.

- Introducción al Método Lean.

- Introducción a la Herramienta KANBAN.

- Introducción al Metodología SCRUM.

- Introducción a los Equipos Ágiles.

Impacto

El uso de píldoras informativas tiene un alto efecto de impacto en los destinatarios de la información. Es ampliamente utilizado como técnica de marketing, permitiendo transmitir una primera información aséptica que puede ser canalizada hacia un entorno diferente. Un ámbito ya interesado, con la idea de modular las conductas, para que acaben materializándose en hábitos de consumo.

En el Ayuntamiento de Madrid, la forma óptima de medir su impacto es a través de los accesos a la web o los accesos posteriores hacia esas otras áreas dirigidas a las que las propias píldoras hacen mención, con ese ánimo de ampliar la información.

También puede valorarse su impacto empleando una metodología que recabase la opinión de los destinatarios, tales como encuestas o participación en Focus Groups, obteniendo además una información cualitativa mucho más rica que las meras cifras.

Actualmente, el Ayuntamiento de Madrid se encuentra en el punto de familiarizarse con alguna herramienta de análisis y seguimiento de sitios web que permita valorar la eficacia de esta buena práctica. Así, se podrán conocer cuántos usuarios acceden, si ven la píldora en su totalidad y si existe una correlación entre la nueva píldora y el aumento de los accesos hacia los que dirige. Todo esto ayuda a valorar su impacto.

Actores

El principal actor es la Dirección General de Transparencia y Calidad como promotor de la buena práctica, junto con la ciudadanía, que puede participar con su opinión a través de los mecanismos de los que ya dispone el Ayuntamiento de Madrid y de forma directa a través de los enlaces y correos electrónicos que se facilitan en los propios contenidos o en la web en la que están alojados.

Replicabilidad

La buena práctica es replicable en cualquier otra Administración pública que tenga necesidad de comunicar información de forma adecuada, tanto a nivel interno como externo.

Desde el punto de vista administrativo, se puede utilizar como herramienta de comunicación añadida a cualquier proceso, con el fin de formar, informar, concienciar o motivar.

Los recursos necesarios para la realización de las píldoras dependen del volumen y ambición del proyecto que se quiera desarrollar. A título ejemplificativo, los principales hitos a seguir son:

- Diseño de contenidos: la unidad que promueva cada una de las píldoras debe decidir qué quiere contar y cómo quiere contarlo, además de supervisar todo el proceso para asegurar que se adecua a sus objetivos.

- Generación de contenidos: existen diversas posibilidades a la hora de generar contenidos multimedia o interactivos, desde videos con imágenes reales hasta contenidos gráficos, visual thinking o dibujos animados. Además, existen diversos niveles de calidad y desarrollo (por ejemplo, el uso de colores, avatares o locuciones). Es posible recurrir a las numerosas empresas existentes que se dedican a este tipo de producciones o usar recursos propios a través de herramientas de disposición en el mercado.

- Difusión: la publicación de los contenidos realizados puede hacerse a través de los medios propios del Ayuntamiento (página web, redes sociales o escuela virtual), o bien mediante la contratación de una campaña ad hoc, cuyo coste dependerá de su alcance.

- Evaluación y actualización: dependiendo del alcance las píldoras publicadas, su actualización se podrá realizar con medios propios o requerirá la contratación de las empresas que generaron los contenidos.