Sesiones informativas en las convocatorias de subvenciones con entidades de carácter social sin ánimo de lucro
CBP 52/2023
Transparencia y comunicación / Comunicación y nuevos canales
Área de Gobierno de Políticas Sociales, Familia e Igualdad
Coordinación General de Políticas Sociales, Familia e Igualdad
Las sesiones informativas en las convocatorias públicas de subvenciones consisten en establecer un nuevo canal de comunicación con las entidades e instituciones de carácter social sin ánimo de lucro que desarrollen proyectos de voluntariado en la ciudad de Madrid que permitan un mayor conocimiento de la convocatoria en pública concurrencia manteniendo una comunicación activa, fluida y cercana con dichas entidades.
En cada convocatoria pública de subvenciones a entidades e instituciones de carácter social sin ánimo de lucro que desarrollen proyectos de voluntariado en la ciudad de Madrid, se realiza una carta informativa que se remite a través de un mailing masivo y se las emplaza a sesiones informativas, realizando dos sesiones en la convocatoria de subvención tras ser publicada y dos en el período de justificación de la subvención.
Estas sesiones informativas se realizan a través de TEAMS, difundiendo la información a través de nuevos canales y convocando a un mayor número de personas a estas sesiones.
En estas sesiones informativas se realiza una presentación para informar acerca de quienes pueden solicitar la subvención, cuáles son los plazos de presentación y cómo pueden solicitarla; ofreciendo asimismo información general de la convocatoria, una explicación de las novedades, los tipos de proyectos que se pueden presentar, la documentación a adjuntar, así como la solicitud y formularios que deben cumplimentarse. Además, es un espacio para resolver las dudas que se puedan plantear.
De igual forma, se realizan las sesiones informativas en la fase de justificación de las subvenciones, explicando el manual de justificación por tipo de proyecto.
Con ello, se hace una mayor difusión de la convocatoria y se mejora en la comunicación directa con las entidades.
Asimismo, se ofrecen otros canales de comunicación con el servicio como son el correo electrónico, la consulta telefónica, de forma presencial y a través de TEAMS. Todas estas modalidades de comunicación permiten mantener una comunicación más activa, fluida y cercana con las entidades.
Una vez aprobadas las bases de la convocatoria pública de subvenciones a entidades e instituciones de carácter social sin ánimo de lucro que desarrollen proyectos de voluntariado en la Ciudad de Madrid y publicadas en el “Boletín Oficial del Ayuntamiento de Madrid”, se realiza la carta informativa y se convoca a las sesiones informativas a aquellas entidades interesadas en solicitar la subvención.
Asimismo, una vez que llega el período de justificación, se vuelven a convocar a sesiones informativas para explicar cómo debe realizarse la justificación de la subvención concedida.
Esta práctica de comunicación y difusión tiene efectos positivos para la ciudadanía en su conjunto porque se pueden beneficiar de los proyectos de voluntariado que las entidades llevan a cabo, para las entidades. Asimismo, se facilita la opción de poder presentarse a la convocatoria de subvención y poder desarrollar su proyecto. Para la Administración municipal se facilita poder realizar una valoración de los proyectos más adecuada, al resultar el contenido más ajustado a la convocatoria; a su vez, en la fase de justificación también se facilita cumplir más adecuadamente los requisitos de justificación.
Es una práctica con efectos positivos también para los empleados públicos de cualquier Administración pública que gestionen subvenciones, ya que facilita su trabajo tanto en la valoración de los proyectos presentados por las entidades, como en la posterior justificación de la subvención.
Facilita que entidades nuevas puedan conocer la normativa actualizada del Ayuntamiento de Madrid en convocatorias de subvenciones, generando así seguridad y certeza jurídica sobre las normas municipales vigentes y la forma de acceder a solicitar una subvención.
Finalmente, promociona líneas de trabajo que facilitan la colaboración responsable con entidades sociales para potenciar el voluntariado y la participación ciudadana, favoreciendo el establecimiento de vínculos que generan redes.
A las sesiones informativas acceden todas aquellas personas interesadas en representación de las entidades. En la última convocatoria de subvenciones fueron convocadas 92 entidades y confirmaron su asistencia 85 de ellas.
En esta reunión se les informa de las bases de la convocatoria de subvención y se amplía información de las variaciones respecto a la anterior convocatoria. También se establece un turno de preguntas para resolver dudas.
En la fase de justificación fueron avisadas mediante correo electrónico las 38 entidades que habían sido subvencionadas para explicarlas el manual de justificación, así como las novedades que presentaba.
En la implementación de esta buena práctica ha participado el personal funcionario, técnico y administrativo, del Área de Gobierno de Familias, Igualdad y Bienestar Social del Ayuntamiento de Madrid.
No obstante, los principales actores son las entidades que concurren a cada convocatoria que, a su vez, pueden hacer aportaciones de mejora que simplifiquen y mejoren los procesos de solicitud y justificación de la subvención.
La buena práctica es replicable en otras áreas del Ayuntamiento de Madrid que realicen convocatorias públicas de subvenciones.
Por lo que se refiere a los medios necesarios para su implantación, desarrollo y evaluación, se precisan recursos humanos especializados en los procesos de valoración y justificación de las subvenciones, que también tendrán que realizar propuestas de mejora
Se trata de una buena práctica sostenible en el tiempo, porque sus efectos y resultados son duraderos y facilitan la labor del empleado público.
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