Plataforma para automatizar actividades empresariales en el Parque Tecnológico de Valdemingómez
CBP 86/2023
Sostenibilidad / Mejora ambiental
Área de Gobierno de Urbanismo, Medio Ambiente y Movilidad
Dirección General del Parque Tecnológico de Valdemingómez
El Parque Tecnológico de Valdemingómez (en adelante, PTV) integra 8 grandes instalaciones de carácter industrial en las que se da tratamiento a 4.000 toneladas diarias de residuos generados en el municipio de Madrid. A las instalaciones del PTV acceden empresas para realizar trabajos de control, o para transportar residuos cuyo tratamiento en las instalaciones municipales ha sido autorizado previamente, con transportistas propios o subcontratados, cuyo personal y vehículos deben cumplir los requisitos que previamente ha establecido el Organismo Autónomo Madrid Salud en cumplimiento de la normativa de seguridad y salud laborales.
Para comprobar tales requisitos, por un lado, el Ayuntamiento deberá remitir a las empresas que van a entrar al PTV los riesgos a los que se enfrentan los trabajadores y vehículos que accedan a las instalaciones. Por otro lado, las empresas que quieran acceder a cualquiera de las ocho instalaciones del PTV deberán enviar al Ayuntamiento, para su revisión y aprobación, la documentación exigida para el personal (por ejemplo, el documento TC2, el certificado de aptitud médica o la acreditación de la formación en prevención de riesgos laborales) y para los vehículos y otra maquinaria (seguro, permiso de circulación o ITV en vigor). Esta documentación, que puede superar la cifra de 9.000 documentos, tiene fecha de caducidad y debe estar actualizada en todo momento, lo cual requiere un control exhaustivo y pormenorizado antes de permitir cualquier acceso al PTV. Por último, el Ayuntamiento debe remitir a las empresas concesionarias explotadoras de las instalaciones una autorización de acceso firmada por la Dirección General del PTV.
Para gestionar todas estas tareas, se ha implementado una nueva plataforma para automatizar actividades empresariales en el PTV, que consiste en disponer de un sistema ágil de gestión que garantice la incorporación y supervisión de todos los aspectos relevantes sobre seguridad y salud para llevar a cabo la ejecución correcta de la coordinación de actividades y su trazabilidad en el PTV. Esta buena práctica promueve la reducción del impacto ambiental en las actividades desarrolladas por el Ayuntamiento de Madrid.
La plataforma aplica un código de colores que permite saber inmediatamente qué personas o vehículos tienen la documentación validada (verde), incompleta (roja) o caducada (naranja). En caso de que no esté validada la documentación de un trabajador o vehículo el sistema puede aplicar una regla para no autorizar el acceso de ese trabajador o vehículo a las instalaciones del PTV.
Hasta finales del año 2021 todo el intercambio de documentación de trabajadores y vehículos se realizaba a través de correos electrónicos. La revisión, archivo y seguimiento diario de los documentos demandaba tal cantidad de recursos humanos, que surgió la necesidad de disponer de un sistema ágil de gestión que garantizase la incorporación y supervisión de todos los aspectos relevantes sobre seguridad y salud para llevar a cabo la ejecución correcta de la coordinación de actividades, así como su trazabilidad.
Para ello, la Dirección General del Parque Tecnológico de Valdemingómez contrató los servicios de una empresa que cuenta con una plataforma de gestión de coordinación de actividades (en adelante, plataforma CAE) en entorno web totalmente online, 100% disponible a través de internet todos los días del año.
Las empresas acceden a la plataforma mediante una clave de acceso y suben toda la documentación que se exige de su personal, sus vehículos y de las empresas subcontratadas. También suben la fecha de caducidad de la documentación y el sistema alerta automáticamente a la empresa de la próxima caducidad de la misma.
La implantación de esta buena práctica se realizó en octubre del año 2021, tras un periodo de un mes para la adaptación o configuración de la plataforma a las circunstancias y características específicas del PTV.
Se requirió un periodo inicial para que la plataforma se configurase y adaptase a las necesidades que el Organismo Autónomo Madrid Salud exige a cada centro de trabajo en función de la evaluación de riesgos laborales realizada.
Actualmente hay cerca de 50 empresas que acceden por su cuenta a la plataforma CAE y más de 1000 documentos que las propias empresas actualizan cuando la propia plataforma avisa de su próxima caducidad, liberando así al personal del Ayuntamiento de estas tareas de revisión documental.
La implantación de la plataforma CAE ha tenido un impacto muy positivo en la gestión y seguimiento de la documentación. Supone la aplicación de una metodología automatizada que asegura la aplicación correcta de los principios de acción preventiva y de control de las interacciones de todas las actividades que impliquen riesgos o constituyan actividades incompatibles, así como la debida coordinación entre las empresas concurrentes. Además, la agilidad y automatización en el intercambio de documentación supone un ahorro en recursos y tiempo, y da garantía de que la documentación necesaria para acceder y dar cumplimiento a la normativa está vigente y actualizada en tiempo real.
En definitiva, la plataforma ha permitido:
- El tratamiento de toda la documentación de manera digital, de forma que se permite el acceso y organización de la misma garantizando su veracidad.
- La revisión y validación de la documentación incorporada por las contratas o empresas autorizadas.
- La actualización y repaso de la documentación almacenada, de forma que se evitan duplicidades y caducidades sobrevenidas.
- La catalogación de las contratas, trabajadores, subcontratas, vehículos y maquinaria, en función del estado de tramitación de las autorizaciones.
- La adopción de las medidas de seguridad necesarias para evitar la destrucción, pérdida o alteración de información, consecuencia de cualquier funcionamiento normal o anormal de la plataforma informática.
- La adopción de medidas necesarias de conformidad con la legislación vigente en relación con la protección de los datos almacenados en la plataforma.
Respecto a la evaluación, la experiencia es positiva. Se ha mejorado en la organización de toda la documentación, la agilidad para su tratamiento, la facilidad para las empresas a las que se da servicio, la trazabilidad y fiabilidad. Gracias a esta automatización del control documental, la posibilidad de que una empresa con la documentación caducada pueda acceder a las instalaciones es mucho menor.
Finalmente, se ha reducido el número de trabajadores dedicados a la tramitación de la documentación y la gestión de las comunicaciones con las empresas. Esta tarea requiere en la actualidad únicamente la atención puntual de una persona, durante 2 o 3 horas al día.
En la aplicación de la buena práctica han participado:
- La Dirección General del Parque Tecnológico de Valdemingómez.
- La empresa adjudicataria.
- Las empresas que han accedido a la plataforma para subir toda la documentación que requiere la normativa en materia de prevención de riesgos laborales.
- El Organismo Autónomo Madrid Salud.
Esta práctica es totalmente replicable en otros centros del Ayuntamiento de Madrid en los que haya un acceso de otras empresas, que implique la generación de gran cantidad de documentación relacionada con la coordinación de actividades empresariales, que sea difícil de gestionar manualmente.
En cuanto a los medios económicos, se requiere realizar un contrato cuya cuantía dependerá de la cantidad de empresas que van a acceder a las instalaciones y, por tanto, de la cantidad de documentación a gestionar por la plataforma informática.
En cuanto a los medios humanos, la plataforma reduce mucho los recursos humanos requeridos, si bien además del personal para gestionar económicamente el contrato, siempre será necesario dedicar a una persona en tiempo parcial (2 o 3 horas diarias) para revisar que la documentación que han subido las empresas a la plataforma sea la adecuada.
Dado que los contratos tienen una limitación temporal (3 años más prórrogas), es importante que la documentación pueda migrarse a otra plataforma al finalizar el contrato inicial, por lo que este aspecto debe recogerse en los pliegos.