Sesiones telemáticas para la gestión de recursos humanos
CBP 77/2023
Tecnología / Servicios digitales
Área de Gobierno de Economía, Innovación y Hacienda
Coordinación General de Presupuestos y Recursos Humanos
Las sesiones telemáticas para la gestión de los recursos humanos se concretan en la tramitación por medios electrónicos de los procesos selectivos, las comisiones de valoración en los concursos de méritos y las mesas de negociación sindicales.
Todas ellas se encuentran enmarcadas entre las medidas de la Estrategia de Transformación de la Gestión de Recursos Humanos en el Ayuntamiento de Madrid 2020-2023. La citada Estrategia constituye una herramienta dirigida a modernizar la gestión de los recursos humanos, transformando la gestión hacia el cambio digital y la agilización y simplificación de los procedimientos.
Se pretende un cambio cultural hacia el papel cero, la utilización intensiva de medios electrónicos, y la máxima agilidad en el desarrollo de los procesos selectivos y procedimientos de provisión. Se da así una respuesta eficaz a las necesidades organizativas de cada momento, manteniendo todas las garantías para los aspirantes y respetando en todo caso los principios constitucionales de igualdad, mérito y capacidad.
Por último, la celebración por medios telemáticos de las reuniones de las mesas de negociación, comisiones, comités y demás órganos colegiados paritarios de la Administración, permite la optimización de los recursos aplicados en la negociación sindical, evitando tiempos de desplazamientos a las reuniones, y favorece la disponibilidad y asistencia de los miembros convocados.
Conforme a lo mencionado, esta buena práctica promueve la innovación tecnológica y la transformación digital de los servicios públicos, así como la seguridad del entorno digital municipal y la protección de los datos de carácter personal.
Cada una de las sesiones telemáticas de los diferentes órganos han tenido una implantación diferente.
Las sesiones telemáticas para adoptar acuerdos y remitir actas y documentos a distancia de los órganos de selección del Ayuntamiento de Madrid y sus organismos autónomos, se implantó mediante el Acuerdo de 18 de marzo de 2021 de la Junta de Gobierno de la Ciudad de Madrid, por el que se aprueban las directrices para la tramitación con medios electrónicos de los procesos selectivos en el ámbito del Ayuntamiento de Madrid y de sus organismos autónomos, que la recoge entre otras actuaciones coadyuvantes.
Posteriormente se han complementado con varios documentos dirigidos a los órganos de selección, en concreto: las Directrices para seguir en la celebración de sesiones telemáticas y la Guía de actuación para tribunales.
Al mismo tiempo se ha impartido formación a los órganos de selección: tres cursos de formación en el ejercicio 2021 y dos ediciones en el ejercicio 2022.
En cuanto a las comisiones de valoración telemáticas en los concursos de méritos para la provisión de puesto de trabajo, se estableció por la Instrucción de 7 de mayo de 2020 de la Coordinación General de Presupuestos y Recursos Humanos, por la que se establece el funcionamiento telemático de las comisiones de valoración en los concursos de méritos para la provisión de puestos de trabajo.
La Dirección General de Costes y Gestión de Personal comprueba que las comisiones de valoración telemáticas funcionen conforme a lo establecido en la instrucción que prevé esta modalidad de funcionamiento.
Por último, las mesas de negociación telemáticas en el proceso de negociación sindical en el Ayuntamiento de Madrid se iniciaron como consecuencia de la situación generada por la pandemia ocasionada por el COVID-19.
Una vez iniciado este nuevo tipo de funcionamiento, el desarrollo de las reuniones ha sido más ágil, se ha permitido optimizar el tiempo empleado en ellas, tanto por parte de los representantes de la Administración como de las organizaciones sindicales. Asimismo, la aplicación informática utilizada, ha facilitado diversas posibilidades de gran utilidad para el desarrollo y gestión de las reuniones como: mostrar y compartir documentos, silenciar en caso de ruidos que distorsionan la escucha, obtención de listados de asistencia con el tiempo de conexión a la reunión o posibilidad de grabación de la reunión, entre otros.
La evaluación del funcionamiento telemático de las reuniones de las mesas de negociación, comisiones y comités ha sido muy positiva. Entre los beneficios aportados cabe señalar el ahorro de gasto y tiempo en los desplazamientos, una optimización de los recursos empleados en la gestión y desarrollo de las reuniones y la accesibilidad en la asistencia a las mismas para asistentes o personal que, no siendo miembros, deben aportar alguna información puntual.
En las sesiones telemáticas de los órganos de selección se ha experimentado una notable reducción de plazos. Por extraer algunos ejemplos, en el año 2020 el tiempo transcurrido desde las listas definitivas y el nombramiento del tribunal fue de media 141 días mientras que en 2021 este periodo se redujo a 101 días.
Y en lo referente al número de aspirantes convocados a ejercicios, se ha pasado de 7.292 aspirantes convocados en 2020 a 33.920 en el ejercicio 2021 y 39.524 en el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de julio de 2022.
En 2021 y desde que se implantó la medida se han celebrado un total de 333 sesiones telemáticas y 1 sesión mixta. En 2022 se han computado más de 200 sesiones telemáticas y más de 30 sesiones mixtas.
En términos de agilización de los procesos selectivos, en 2022 ha permitido que en procesos selectivos masivos entre la fecha del acta de constitución del órgano de selección y la publicación de la relación de aprobados del proceso selectivo tan solo transcurran 9 meses.
En lo que respecta a la puesta en marcha de las comisiones de valoración telemáticas en mayo de 2020, con carácter general, ha permitido agilizar la tramitación de los procedimientos de provisión de puestos de trabajo, al eliminar los necesarios traslados de personal entre sedes administrativas municipales.
En concreto, desde la puesta en marcha de las comisiones de valoración electrónicas se han ido incrementado el número de sus reuniones. Mientras en 2019 se celebraron 103 reuniones, en 2020 fueron 123, en 2021 se celebraron 211 reuniones y en el primer semestre de 2022 han sido 150.
El número de reuniones telemáticas de las mesas de negociación también se han aumentado, así en el año 2021 se han celebrado 100 reuniones, y en el primer semestre de 2022 han sido 77.
Ello supuso en términos de ahorro en desplazamientos aproximadamente un total de 2710 horas en 2021, con el consiguiente impacto no sólo en términos de movilidad sino de aprovechamiento de tiempo efectivo de trabajo.
El funcionamiento telemático de cada uno de estos órganos es promovido por la dirección general que tiene atribuida la competencia que ejerce. En el supuesto de los órganos de selección la Dirección General de Planificación de Recurso Humanos, respecto a las comisiones de valoración la Dirección General de Costes y Gestión de personal y por último la Dirección General de Función Pública en el caso de las mesas de negociación.
Cada uno de estos equipos es el encargado de definir el modelo y analizar los resultados proponiendo actuaciones de mejora.
Dado que todos los órganos y comités están formados por personal funcionario de todas las categorías profesionales y de las diferentes áreas de actividad, así como de distintas áreas de gobierno, esta buena práctica supone un ejemplo para toda la organización de cómo los órganos colegiados pueden trabajar eficientemente en un entorno más digitalizado, sin merma en la generación y composición de la voluntad del órgano y con todas las garantías.
Esta buena práctica es replicable en otras Administraciones públicas, puesto que en todas ellas existen estos procesos de gestión de recursos humanos, en los que se reúnen diferentes órganos que pueden beneficiarse de esta forma de funcionamiento.
En cuanto a los medios necesarios para su implantación, desarrollo y evaluación, se precisa de recursos humanos con conocimientos técnicos en la materia, los medios técnicos oportunos y la voluntad del órgano competente en la tramitación de la provisión de impulsar la celebración de reuniones de manera telemática.
La sostenibilidad en el tiempo de esta buena práctica depende fundamentalmente de la voluntad del centro directivo competente para gestionar e impulsar el procedimiento de recursos humanos de forma telemática y de controlar que su desarrollo se ajuste a la normativa de aplicación.
La única amenaza de esta buena práctica es que dejen de convocarse de manera telemática las reuniones de estos órganos por falta de voluntad e impulso del órgano competente.