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Dirección General de Planificación de Recursos Humanos

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Los planes de acogida del personal de nueva incorporación son una iniciativa que tiene por objeto ubicar al personal que se incorpora al Ayuntamiento de Madrid en la organización municipal para que conozca el funcionamiento interno y los servicios públicos, facilitando la transferencia de conocimiento y la información para una mejora continua de los servicios. Se pretende conseguir una organización eficiente y con los objetivos claros que aporten estabilidad, motivación y sentido de pertenencia de la plantilla.

Esta buena práctica promueve la formación y motivación de los recursos ubicando a la persona de nuevo ingreso dentro de la organización, para que conozca su funcionamiento interno y los servicios municipales, consiguiendo una información de todos los ámbitos de trabajo relacionados con su puesto que facilita y agiliza el proceso de conocimiento e integración en la organización municipal.

Esta buena práctica se enmarca en la Estrategia de Transformación de la Gestión de Recursos Humanos Madrid 2020-2023. 

Esta buena práctica surgió como un proceso de mejora para facilitar la integración del personal a la plantilla del Ayuntamiento de Madrid, que se enmarca en una de las líneas de actuación previstas en la implementación de la Estrategia de Transformación de la Gestión de Recursos Humanos – Madrid 2020-2023. La Estrategia pretende generar un cambio en la cultura organizativa con el fin de transformar la gestión de las personas, basado en una planificación ordenada a medio y largo plazo, un cambio digital y la agilización y simplificación de procedimientos, entre otros. 

La Estrategia de Transformación de la Gestión de Recursos Humanos se desarrolla sobre cuatro ejes de actuación, enmarcándose esta buena práctica en el Cuarto Eje, punto 3 apartado c) “Preparación de manuales y cursos de bienvenida”.

Parte de este objetivo se concreta en actuaciones integradas en un Plan de bienvenida general para los efectivos de nuevo ingreso en el Ayuntamiento de Madrid, que contempla la elaboración de manuales, cursos de bienvenida y organización de actos de toma de posesión, entre otras acciones.

Los elementos desarrollados para implementar el Plan de Bienvenida se desarrollan a continuación:

- Nuevo espacio en la Página Web Municipal, rediseñado y actualizado.

Bienvenida al Ayuntamiento - Ayuntamiento de Madrid (munimadrid.es)

- Formularios de acogida actualizados y simplificados (pack de bienvenida) en Ayre y en la sede madrid.es.

Incorporación de nuevo personal en el Ayuntamiento. Formularios - Gestiones y Trámites (madrid.es)

- Manual de bienvenida para nuevos empleados del Ayuntamiento de Madrid.

- Manual de Bienvenida de lectura fácil para personas con discapacidad intelectual.

- Guía para las unidades receptoras de nuevos empleados.

- Guía del tutor de acogida e integración, que acompañará a la persona recién incorporada en una primera etapa.

- Curso virtual gamificado de bienvenida disponible 24x7 de la Escuela de Formación.

- Programa de mentoring. Las personas con experiencia de la organización transfieren su saber hacer hacia otras recién incorporadas (ver ficha Código de Buenas Prácticas Programa de mentoring para personal de nuevo ingreso).

- Organización de actos de toma de posesión, que afiancen el sentido de pertenencia.

- Formación de acogida específica para determinados Cuerpos o Servicios.

La elaboración de manuales de bienvenida, de actualización permanente por parte de las distintas áreas de gobierno y organismos autónomos, así como el resto de las actuaciones recogidas en el Plan de bienvenida general, refuerzan e implementan esta buena práctica.

Los planes de acogida han tenido un impacto muy positivo en la organización de los recursos humanos del Ayuntamiento de Madrid y en las propias personas que ingresan a la organización municipal.

Por una parte, se les transmite una información para que tengan un conocimiento general tanto del Ayuntamiento en el que se integran, como información más específica del propio órgano directivo al que se adscriben (normativa, competencias, organigrama, funciones, aplicaciones y medios tecnológicos o distribución del edificio en el que se encuentra el puesto de trabajo) y por otra, información sobre todos los trámites que han de realizar a su llegada y los equipos y accesos necesarios que necesitan para el desempeño de sus funciones, lo que facilita su integración en la organización y su operatividad, productividad y puesta en marcha. 

Estas actuaciones cobran una especial importancia teniendo en cuenta el gran relevo que va a sufrir el Ayuntamiento de Madrid en los próximos años, donde en 9 años el 50% del personal alcanzará los 65 años.

El efecto conseguido ha sido una clara mejora en la transmisión de la información a suministrar por el Ayuntamiento de Madrid a toda persona nueva que ingresa en el Administración municipal, facilitar el proceso de entrada e integración y potenciar el sentimiento de pertenencia a la organización, así como agilizar todos los trámites a realizar, repercutiendo con ello en la mejora de la calidad del servicio municipal. 

En la implementación de esta buena práctica participan las diferentes áreas de gobierno y organismos autónomos que integran el Ayuntamiento de Madrid.

En la elaboración de los planes de acogida no ha habido participación ciudadana al ser de acceso directo a empleados públicos, si bien estos últimos son beneficiarios indirectos de la optimización del tiempo invertido, teniendo en cuenta la eficacia y eficiencia que debe inspirar la política de recursos humanos y el desempeño de los efectivos.

Esta buena práctica es replicable en otras Administraciones públicas, tanto a nivel estatal, autonómico como municipal. Es sostenible en el tiempo porque sus efectos y resultados son duraderos y es accesible para sus destinatarios.

La sostenibilidad en el tiempo de esta buena práctica exige únicamente disponer de personal técnico que se encargue de efectuar el seguimiento, así como de realizar las correspondientes actualizaciones que se van produciendo en la organización municipal.

La difusión de manuales y planes de bienvenida en las diferentes áreas de gobierno se realiza a través de enlaces que dan acceso a toda la información necesaria, facilitando la transferencia de conocimiento e información a todas las personas de nuevo ingreso.

Hay por otra parte planes específicos de acogida en determinados centros directivos, como la Dirección General de Bibliotecas, Archivos y Museos, el SAMUR, el Centro Integral de formación de Seguridad y Emergencias o el Organismo Autónomo Informática del Ayuntamiento de Madrid:

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