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Recomendaciones para la digitalización de documentos

El Protocolo de Digitalización Segura del Ayuntamiento de Madrid incluye una serie de recomendaciones dirigidas a personas físicas o jurídicas que, estando o no obligadas a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones públicas, quieran aportar copias de documentos electrónicamente.

Estas recomendaciones pretenden facilitar la aplicación de buenas prácticas en la obtención de las imágenes digitales, en unas condiciones de legibilidad y fidelidad con el documento originario que faciliten la tramitación electrónica, evitando que el órgano tramitador haya de requerir la corrección de posibles defectos en la documentación aportada por esta vía. 

La digitalización de documentos en papel para adjuntar a una solicitud o aportar en la tramitación electrónica de un procedimiento administrativo se puede realizar mediante cualquier dispositivo de captura de imágenes disponible. Se recomienda el uso de escáneres planos, pero si no se dispone de estos medios, se pueden utilizar otros más extendidos, como los teléfonos inteligentes.

Recomendaciones

  1. Veracidad de las copias. De acuerdo con la legislación vigente, las personas interesadas se responsabilizarán de la veracidad de los documentos que presenten. Excepcionalmente, cuando la relevancia del documento en el procedimiento lo exija o existan dudas derivadas de la calidad de la copia, las Administraciones podrán solicitar de manera motivada el cotejo de las copias aportadas por el interesado, para lo que podrán requerir la exhibición del documento o de la información original.
  2. Formato. Siempre que sea posible se utilizará PDF como formato de fichero de las copias. Cuando fuera posible, se seleccionarán aquellas opciones de formato enfocadas a la publicación en web y, por tanto, menos pesadas.
  3. Digitalización mediante teléfonos inteligentes. Cuando se empleen las cámaras de los teléfonos inteligentes para la realización de copias de documentos, es recomendable utilizar alguna aplicación para optimizar el resultado. Existen diversas alternativas, muchas de ellas gratuitas o con versiones gratuitas, que permiten en mayor o menor medida la corrección de perspectiva, el realce automático de la imagen resultante, la creación de archivos multipágina y la exportación a PDF. Antes de realizar la captura, se debe comprobar que el objetivo de la cámara del teléfono se encuentra limpio. Asimismo, se procederá a preparar el entorno en el que se va a llevar a cabo la captura, teniendo en cuenta tanto la iluminación como la superficie sobre la que se va a situar el documento:
    • Iluminación: el entorno ha de estar bien iluminado, preferiblemente mediante luz natural, procurando que no incida directamente, para evitar que se produzcan reflejos.
    • Colocación del documento: es preferible situar el documento sobre una mesa o superficie plana totalmente despejada. Si está impreso sobre papel blanco, se recomienda colocarlo sobre un fondo oscuro, como una cartulina de color negro, para generar contraste y que la aplicación ajuste de forma automática los bordes de la imagen.
  4. Digitalización mediante escáner. La superficie del escáner deberá estar limpia y el documento convenientemente colocado sobre esta, recto y en la dirección adecuada y respetando los márgenes del alimentador o superficie de escaneo, para que la imagen no quede distorsionada. Para evitar un peso excesivo de las copias digitales que pueda dificultar la subida a la sede electrónica, se deberá configurar la captura teniendo en cuenta los siguientes parámetros:
    • Resolución: no superior a los 200 ppp.
    • Color: preferiblemente se obtendrá en blanco y negro cuando no haya ningún elemento significativo en color en el original en papel.
    • Tamaño: el tamaño del original no se debe modificar, aunque no ocupe toda la página.
  5. Documentos multipágina. Cuando se digitalicen documentos de más de una página se incluirán todas las páginas en un único archivo, teniendo cuidado de que todas estén en el mismo sentido.
  6. Optimización de la imagen. Se puede recurrir a las funciones del escáner o del software empleado para mejorar la imagen y obtener una mayor legibilidad de la información que contiene el documento, pero nunca se debe recurrir a realizar recortes o cambios de tamaño y/o proporciones.
  7. Nombre de los ficheros. Es conveniente nombrar los ficheros resultantes de la digitalización con nombres simples y cortos que permitan una rápida identificación de estos a la hora de adjuntarlos a las solicitudes. Los nombres no deberán contener espacios ni caracteres especiales, siendo preferible el uso exclusivo de letras y números.

 

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