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Instrucción de 21 de marzo de 2001 de la Primera Tenencia de Alcaldía, sobre la utilización del correo electrónico en las juntas municipales de distrito

La utilización del e-mail como medio de iniciación del procedimiento administrativo plantea diversos problemas que justifican su no utilización:

- No es posible identificar fidedignamente al remitente del e-mail (artículo 7.2 b) RD 263/96), aunque el e-mail provenga de una determinada dirección de correo electrónico no se puede saber qué persona ha realizado el envío. Cualquiera puede acceder a un PC que tiene configurada una dirección de correo electrónico y enviar un e-mail a una junta municipal de distrito sin necesidad de ser ni el propietario, ni el usuario habitual de tal PC, de la misma manera que el correo electrónico basado en páginas web (hotmail y similares) permite enviar e-mails desde cualquier equipo, de forma indiscriminada y con unas posibilidades de identificar al remitente prácticamente nulas; se incumple así el requisito del artículo 70.1 d) de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común en cuanto no es posible acreditar la autenticidad de la voluntad de quien dice enviar el e-mail, requisito este que tradicionalmente viene siendo acreditado mediante la firma del solicitante.

- Tampoco es posible acreditar la integridad del contenido del e-mail (artículos 7.2 a) RD 263/96 y 162.1 LEC); enviando y recibiendo un e-mail tanto el remitente como el receptor pueden modificar fácilmente su contenido, de forma que en caso de discrepancia entre el remitente y la junta municipal de distrito acerca del contenido del mensaje no existe forma de identificar imparcialmente el mismo, función que hasta ahora se viene cumpliendo mediante la expedición por el registro de las copias con el sello de entrada de cuantas instancias se presenten (artículo 70.3 Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común).

- Si se admite el e-mail como medio de iniciación del procedimiento administrativo se han de establecer igualmente mecanismos que garanticen la constancia fehaciente de las fechas de transmisión y recepción de los mensajes (artículo 7.2 a) RD 263/96 y 162.1 LEC) a efectos del cómputo de plazos en los términos previstos por los artículos 48 y siguientes de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. Tales mecanismos no existen en los programas de correo electrónico comúnmente utilizados, cuya configuración en cuanto a fecha y hora puede ser fácilmente modificada por cada usuario.

- Por otra parte, si el e-mail se utiliza como forma de iniciación del procedimiento deben preverse los mecanismos de articulación precisos del registro de la junta municipal de distrito con todas las direcciones de correo electrónico existentes en la junta, puesto que según el artículo 38.1 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común en el registro "se hará el correspondiente asiento de todo escrito o comunicación que sea presentado o que se reciba en cualquier unidad administrativa propia". Y ello sin entrar a analizar todos los problemas de orden técnico que plantearía la necesidad de almacenar todos los e-mail recibidos y garantizar su disponibilidad y acceso (artículo 7.1 a) RD 263/96) para que pudiera hacerse efectivo el derecho de acceso a archivos y registros que a todos los ciudadanos reconoce el artículo 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. También sería necesario establecer mecanismos que garantizasen la imposibilidad de interceptación y alteración de las comunicaciones, así como los accesos no autorizados (artículo 7.1 c) del RD citado), problemas técnicos todos ellos que exceden con mucho las posibilidades de las aplicaciones informáticas de correo electrónico que actualmente se utilizan en las juntas municipales de distrito.

1. La utilización del correo electrónico por las juntas municipales de distrito.

1) No obstante, todos estos problemas no significan que los ciudadanos no puedan relacionarse con las juntas municipales de distrito a través del correo electrónico.

A través de los e-mail suele llegar a cada junta municipal de distrito información de lo más variopinta, aunque normalmente se trata de quejas de los vecinos sobre el inadecuado estado de alguna calle, parque o jardín, molestias ocasionadas por alguna obra o el inadecuado funcionamiento de alguna actividad, denuncias sobre infracciones de ordenanzas, solicitudes de información sobre expedientes en trámite o terminados, quejas y sugerencias.

- Comunicaciones sobre inadecuado estado de alguna calle, parque o jardín, molestias ocasionadas por alguna obra o el inadecuado funcionamiento de alguna actividad, quejas y sugerencias.

En todos estos casos, cuando se estime que lo comunicado tiene entidad suficiente como para iniciar una actuación administrativa, se dará traslado del e-mail a la sección/unidad de la junta municipal de distrito que resulte competente para que, previa visita de inspección o comprobación de los hechos, inicie de oficio el correspondiente expediente administrativo.

Por lo tanto, las informaciones recibidas por e-mail tendrán la misma consideración que las informaciones que puedan ser proporcionadas por los ciudadanos telefónicamente, en ningún caso podrán iniciar por sí mismas un procedimiento administrativo, pero, previa constatación municipal de su contenido, podrán motivar la iniciación de un procedimiento de oficio.

2) Para cumplir con este criterio, a los e-mail de este tipo recibidos por cada junta municipal de distrito deberá contestarse, en cualquier caso, reenviándose¹ el siguiente mensaje:

(¹Pinchar con el botón derecho del ratón sobre el e-mail recibido y elegir reenviar (o pinchar reenviar directamente sobre la barra de herramientas), de esta manera el e-mail enviado por el ciudadano aparece en primer lugar dentro de la contestación a remitir por la junta municipal).

"En contestación al correo electrónico que antecede, se le informa que se ha dado traslado de su comunicación a la unidad/dependencia competente de esta junta municipal de distrito para que, en su caso, inicie de oficio el correspondiente procedimiento administrativo.

La Junta Municipal de (indicar distrito) agradece su colaboración.

Podrá obtener información adicional en:

- Teléfono de información municipal, 010 (desde Madrid ciudad) o 915 40 40 10/40 (desde fuera de ella) de 8 a 21 horas de lunes a viernes y de 9 a 14 horas los sábados.

- Teléfono de información de esta junta municipal de distrito (indicar número) de 9 a 14 horas de lunes a viernes (del 1 de julio al 30 de septiembre, de 9 a 13:30 horas) y de 9 a 13 horas los sábados.

- Página web del Ayuntamiento de Madrid: www.munimadrid.es".

- Denuncias sobre infracciones de ordenanzas.

3) En otras ocasiones es posible que se reciban denuncias de infracciones administrativas mediante correo electrónico, las informaciones de este tipo recibidas por e-mail tampoco pueden iniciar un procedimiento administrativo, puesto que las denuncias no pueden ser anónimas (artículo 11.1 d) del Real Decreto 1398/1993, de 4 de agosto, por el que se aprueba el Reglamento del Procedimiento para el Ejercicio de la Potestad Sancionadora y artículo 5.3 del Decreto 245/2000, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento para el Ejercicio de la Potestad Sancionadora por la Administración de la Comunidad de Madrid) y como se dijo anteriormente el e-mail no permite la acreditación de la identidad del remitente. En estos supuestos deberá reenviarse al remitente el siguiente mensaje:

"En contestación al correo electrónico que antecede, se le informa que se ha dado traslado de su comunicación a la unidad/ dependencia competente de esta junta municipal de distrito para que, si fuera posible la comprobación de los hechos denunciados, inicie de oficio el correspondiente procedimiento administrativo.

La Junta Municipal de (indicar distrito) agradece su colaboración.

No obstante se le informa que los correos electrónicos no pueden considerarse por la Administración como denuncias o solicitudes por no cumplir con los requisitos exigidos por el artículo 70 de la Ley del Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común 30/1992 de 26 de noviembre, por ello, para que su comunicación surta plenos efectos administrativos deberá presentar el documento firmado personalmente (conteniendo nombre, apellidos, DNI, domicilio y demás requisitos exigidos por el mencionado artículo) por correo o directamente en cualquier registro de este Ayuntamiento. Podrá obtener información adicional en:

- Teléfono de información municipal, 010 (desde Madrid ciudad) o 915 40 40 10/40 (desde fuera de ella) de 8 a 21 horas de lunes a viernes y de 9 a 14 horas los sábados.

- Teléfono de información de esta junta municipal de distrito (indicar número) de 9 a 14 horas de lunes a viernes (del 1 de julio al 30 de septiembre de 9 a 13:30 horas) y de 10 a 14 horas los sábados.

- Página web del Ayuntamiento de Madrid: www.munimadrid.es".

- Solicitudes de información sobre expedientes archivados o en trámite.

4) Otro supuesto distinto es el que se produce cuando vía e-mail se solicita información relativa a un expediente que se encuentra en tramitación o que ya ha sido archivado.

Cuando se trata de expedientes que se encuentran en tramitación el artículo 35 a) de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común reconoce a los ciudadanos el derecho "A conocer en cualquier momento, el estado de la tramitación de los procedimientos en los que tengan la condición de interesados, y obtener copias de los documentos contenidos en ellos".

El ejercicio de este derecho requiere la previa acreditación de la condición de interesado, como el correo electrónico no puede acreditar fidedignamente la identidad del remitente ni la integridad del contenido de la comunicación (y en consecuencia la condición de interesado), no será posible el ejercicio de este derecho vía e-mail; cuando se reciban correos electrónicos solicitando este tipo de información deberá reenviarse al remitente el siguiente mensaje:

"En contestación al correo electrónico que antecede se le informa que los correos electrónicos no pueden considerarse por la Administración como instancias o solicitudes por no cumplir con los requisitos exigidos por el artículo 70 de la Ley del Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común 30/1992, de 26 de noviembre, al no existir actualmente mecanismos de validación electrónica de la personalidad del remitente y de la identidad del contenido del mensaje.

En el caso de que desee ejercer su derecho a conocer el estado de los procedimientos en los que tenga la condición de interesado y obtener copias de los documentos contenidos en ellos, deberá presentar la correspondiente instancia firmada personalmente (conteniendo nombre, apellidos, DNI, domicilio y demás requisitos exigidos por el mencionado artículo) y adjuntar la documentación que acredite su condición de interesado, por correo o directamente en cualquier registro de este Ayuntamiento. También puede personarse en las dependencias de esta junta municipal de distrito y, previa acreditación de su condición de interesado, tomar vista del expediente. Podrá obtener información adicional en:

- Teléfono de información municipal, 010 (desde Madrid ciudad) o 915 40 40 10/40 (desde fuera de ella) de 8 a 21 horas de lunes a viernes y de 9 a 14 horas los sábados.

- Teléfono de información de esta junta municipal de distrito (indicar número) de 9 a 14 horas de lunes a viernes (del 1 de julio al 30 de septiembre de 9 a 13:30 horas) y de 9 a 14 horas los sábados.

- Página web del Ayuntamiento de Madrid: www.munimadrid.es".

Cuando se trate de expedientes archivados, el artículo 37.1 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común reconoce el derecho de acceso a la información cuando se trate de procedimientos terminados en la fecha de la solicitud. Los titulares de este derecho son los ciudadanos en general que deberán realizar una petición individualizada de los documentos que deseen consultar, sin que quepa, salvo para su consideración con carácter potestativo, formular solicitud genérica sobre una materia o conjunto de materias (artículo 37.7 de la citada ley).

En estos supuestos la exigencia de acreditación de la identidad del solicitante se relativiza al tratarse de expedientes que son de público acceso y de informaciones en las que la exigencia de la integridad del contenido de la comunicación no es tan fundamental como en los supuestos analizados anteriormente. Se plantea, no obstante, el problema de la forma de expedir esta información, ya que cuando este tipo de información se solicita por escrito se notifica al interesado una certificación o "hago constar" del jefe de la oficina municipal en su condición de fedatario público por delegación del Secretario General del Ayuntamiento.

En el caso de la Administración General del Estado podemos tomar como ejemplo la Resolución de 3 de mayo de 2000 del Director General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria por la que se regula la expedición por medios telemáticos de certificaciones de estar al corriente de obligaciones tributarias u otras circunstancias de carácter tributario; el procedimiento empleado permite acreditar fehacientemente la identidad del solicitante, la del emisor de la certificación, su contenido y las fechas de las comunicaciones entre ambos a través del empleo de firmas electrónicas.

El Ayuntamiento de Madrid no dispone por el momento de esta tecnología, por lo que en el supuesto que nos ocupa lo más que se podrá hacer es (previo rescate y consulta del expediente del archivo) remitir vía e-mail al solicitante la información solicitada, que tendrá la misma naturaleza que la información de carácter general que las páginas web de las distintas Administraciones proporcionan vía e-mail a los ciudadanos que así lo solicitan, es decir, se trata de una comunicación de carácter meramente informativo que no constituye acto ni resolución administrativa y que no puede producir efecto alguno, ni frente a la Administración ni frente a terceros (piénsese, por ejemplo, en el contenido de los acuerdos adoptados por el Pleno de la junta municipal).

Dado que en la mayoría de las ocasiones el ciudadano que solicita este tipo de información está interesado en hacerla valer frente a terceros o frente a la propia Administración, y que la comunicación que se le puede remitir carece de toda validez para ello, antes de solicitar el expediente al archivo se le deberá reenviar por e-mail el siguiente mensaje:

"En contestación al correo electrónico que antecede, y antes de proceder a la búsqueda y posterior remisión de la información solicitada, se pone en su conocimiento que la respuesta que pudiera recibir tiene efectos meramente informativos al no disponer este Ayuntamiento de mecanismos de certificación electrónica; por lo tanto, al no estar expedida la información por fedatario público no podrá considerarse como una certificación, no podrá hacerse valer ante terceros ni ante ninguna Administración pública y carecerá de cualquier valor legal o probatorio.

Si desea que la información solicitada surta plenos efectos legales deberá solicitarla mediante documento firmado personalmente (conteniendo nombre, apellidos, DNI, domicilio y demás requisitos exigidos por el artículo 70 de la Ley del Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común 30/1992, de 26 de noviembre) por correo o directamente en cualquier registro de este Ayuntamiento. También podrá personarse en las dependencias de esa junta municipal y tomar vista del expediente.

Si aún así desease recibir la información solicitada reenvíenos este correo electrónico indicándolo expresamente. Podrá obtener información adicional en:

- Teléfono de información municipal, 010 (desde Madrid ciudad) o 915 40 40 10/40 (desde fuera de ella) de 8 a 21 horas de lunes a viernes y de 9 a 14 horas los sábados.

- Teléfono de información de esta junta municipal de distrito (indicar número) de 9 a 14 horas de lunes a viernes (del 1 de julio al 30 de septiembre de 9 a 13:30 horas) y de 9 a 14 horas los sábados.

- Página web del Ayuntamiento de Madrid: www.munimadrid.es".

Si finalmente se remite la información vía e-mail deberá indicarse expresamente que:

"La presente comunicación tiene efectos exclusivamente informativos, no es una certificación, no constituye resolución ni acto administrativo, carece de todo valor probatorio y no puede producir efecto legal alguno respecto a terceros, al Ayuntamiento de Madrid o a cualquier otra Administración pública".

A la hora de facilitar esta información deberán tenerse en cuenta, en cualquier caso, los límites que a la misma se imponen por el artículo 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común:

- Documentos que contengan datos referentes a la intimidad de las personas, a las que solo estas pueden acceder.

- Documentos de carácter nominativo que sin incluir otros datos pertenecientes a la intimidad de las personas figuren en los procedimientos de aplicación del derecho, salvo los de carácter sancionador o disciplinario, y que, en consideración a su contenido puedan hacerse valer para el ejercicio de los derechos de los ciudadanos, a los que pueden acceder sus titulares y terceros que acrediten un interés legítimo y directo.

Dado que en estos casos es necesario acreditar la identidad del solicitante y un interés legítimo y directo, a las solicitudes de información sobre este tipo de documentos deberá contestarse de la misma forma que en el supuesto de los expedientes en tramitación (en cuanto a la interpretación de tales límites nos remitimos a anteriores consultas enviadas a todas las juntas municipales²).

Documento de carácter informativo. La versión oficial puede consultarse en el Boletín del Ayuntamiento de Madrid o en el Boletín de la Comunidad de Madrid.