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Acuerdo de 16 de diciembre de 2021 de la Junta de Gobierno de la Ciudad de Madrid, por el que se aprueba el Protocolo de Digitalización Segura del Ayuntamiento de Madrid

La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público vinieron a configurar un escenario en el que el funcionamiento por medios electrónicos es la forma habitual de actuación de las Administraciones en sus múltiples vertientes de gestión interna, de relación con los ciudadanos y de relación de aquellas entre sí. Emergía, así, una administración sin papel que trata de servir mejor a los principios de eficacia y eficiencia, reforzando al tiempo las garantías de las personas interesadas. 

La transición hacia esa administración sin papel requiere la conversión a formato electrónico de las solicitudes y documentos que aportan las personas físicas en las oficinas de asistencia en materia de registro, así como de aquellos expedientes que fueron tramitados parcial o íntegramente en soporte papel y se necesiten ahora en formato digital, bien por requerimiento de la propia Administración, bien de otros órganos de control o judiciales. De igual modo, resulta necesario realizar esta conversión en otros supuestos, como cuando sirve para satisfacer el derecho de las personas a obtener copia de los documentos contenidos en los procedimientos en los que tengan la condición de interesados. 

En todos estos escenarios, el proceso de conversión a formato electrónico de los documentos en papel se ha de realizar siguiendo unas pautas que permitan que las copias electrónicas generadas sean fidedignas, cumplan con la normativa vigente y satisfagan las necesidades de la Administración municipal, así como los derechos y expectativas de las personas físicas y jurídicas que con ella se relacionan. 

Para normalizar este proceso en el conjunto de la Administración municipal, la Comisión de Documentos y Archivos creada por Decreto de Alcaldía de 7 de abril de 2017, órgano encargado de la coordinación de actuaciones comunes en materia de gestión documental y archivos, ha impulsado la elaboración del Protocolo de Digitalización Segura del Ayuntamiento de Madrid, que ha sido redactado con el concurso de las diferentes áreas de gobierno, organismos autónomos y entidades del sector público municipal representadas en ese órgano colegiado. 

Los objetivos del Protocolo de Digitalización Segura del Ayuntamiento de Madrid son reunir los requisitos legales, reglamentarios y técnicos existentes sobre esta materia en un único documento, adaptado a nuestro contexto institucional; proporcionar unas pautas comunes de actuación para cumplir de forma eficaz y homogénea en toda la Administración municipal con dichos requisitos; facilitar la toma de decisiones al respecto por parte de las personas responsables, así como el desarrollo de las tareas por el personal encargado de estas; y establecer un marco para el control y evaluación de los procesos de digitalización que se llevan a cabo en el Ayuntamiento de Madrid. Todo ello se plasma en una relación de requisitos cuyo seguimiento en los procesos de digitalización permitirá generar copias electrónicas fidedignas, reproducciones veraces y fiables de los documentos originarios, que podrán ser utilizadas con garantías en los trámites administrativos que se lleven a cabo en el Ayuntamiento de Madrid y que, cuando tengan la consideración de copias auténticas, tendrán validez en cualquier Administración pública española. 

De conformidad con lo previsto en el artículo 4.3 del Decreto de 7 de abril de 2017, la Comisión de Documentos y Archivos podrá, en el desarrollo de sus funciones, "elaborar propuestas de acuerdo o resolución que elevará, por conducto de la Presidencia, al órgano competente para su aprobación". En el presente caso, dado el alcance general del Protocolo de Digitalización Segura del Ayuntamiento de Madrid, se considera que debe ser la Junta de Gobierno, al amparo del artículo 17.1 b) de la Ley 22/2006, de 4 de julio, de Capitalidad y de Régimen Especial de Madrid, el órgano que lo adopte como directrices vinculantes para todos los órganos ejecutivos, organismos y empresas del Ayuntamiento de Madrid. 

En su virtud, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 17.1 b) de la Ley 22/2006, de 4 de julio, de Capitalidad y de Régimen Especial de Madrid, a propuesta conjunta de la titular del Área de Gobierno de Cultura, Turismo y Deporte y de la titular de la Coordinación General de la Alcaldía, que eleva la Vicealcaldesa y previa deliberación de la Junta de Gobierno de la Ciudad de Madrid, en su reunión de 16 de diciembre de 2021, 

ACUERDA 

PRIMERO.- Aprobar el Protocolo de Digitalización Segura del Ayuntamiento de Madrid, que se adjunta como anexo al presente acuerdo. 

SEGUNDO.- Se faculta a la titular del Área de Gobierno de Cultura, Turismo y Deporte para dictar cuantas resoluciones sean necesarias para el desarrollo y ejecución del presente acuerdo, así como para resolver las dudas que pudieran surgir en su interpretación. 

TERCERO.- El presente acuerdo surtirá efectos al día siguiente al de su adopción, sin perjuicio de su publicación en el "Boletín Oficial del Ayuntamiento de Madrid".

Consultar anexo en documentación asociada.

Documento de carácter informativo. La versión oficial puede consultarse en el Boletín del Ayuntamiento de Madrid o en el Boletín de la Comunidad de Madrid.