Sede electrónica del Ayuntamiento de Madrid

c) Los documentos anónimos o los que contienen datos de los que no se puede conocer con certeza la identidad de las personas que los suscriben. 

3. Tampoco serán objeto de anotación (entrada/salida) en Registro las comunicaciones internas ni el envío de documentación entre las dependencias del Ayuntamiento de Madrid. 

4. Asimismo, no podrá anotarse en un único asiento de entrada en el Registro, un único documento que agrupe escritos de varios interesados que requieran tramitaciones independientes para cada interesado. 

En este supuesto, el personal de la oficina de asistencia en materia de registro informará que se debe realizar una anotación de registro de entrada distinta para cada uno de los interesados. 

CUARTO.- Digitalización, copias auténticas y registro. 

1. En las oficinas de asistencia en materia de registro se realiza la recepción de la documentación, su digitalización, la realización de copia auténtica y la anotación correspondiente. 

2. La comprobación de la documentación presentada y, en su caso, el requerimiento de subsanación deberá realizarla la dependencia tramitadora. 

3. El personal de la oficina de asistencia en materia de registro procederá a digitalizar cada uno de los documentos presentados de forma individual, sin agruparlos. 

4. Para cada uno de los documentos digitalizados, se incluirá en el campo "validez" en la aplicación de registro su validez como:

a) Copia electrónica auténtica (documentos originales presentados por el interesado que son digitalizados por el personal de la oficina de asistencia en materia de registro), o

b) Copia electrónica fotocopia (documentos no originales presentados por el interesado que son digitalizados por el personal de la oficina de asistencia en materia de registro). 

5. Todos los documentos digitalizados en las oficinas de asistencia en materia de registro, conforme a lo señalado en el artículo 27 de la LPACAP, tendrán la consideración de imagen codificada, fiel e íntegra del documento presentado y tendrán la misma validez para su tramitación por parte de las unidades que los documentos aportados en soporte papel. 

6. Para el caso de documentos cuyo tamaño, forma o encuadernación imposibilite la digitalización directa, el personal de la oficina de asistencia en materia de registro podrá fotocopiar la documentación, procediendo en ese momento a su digitalización. Esta fotocopia de documentos originales presentados por la persona interesada debe considerarse como original y, por tanto, el documento digitalizado se considerará copia electrónica auténtica. 

7. Una vez digitalizada la documentación, el personal de la oficina de asistencia en materia de registro deberá realizar las siguientes comprobaciones: 

a) La persona que consta interesada en la solicitud, escrito o comunicación coincide con la persona que consta como interesada en la aplicación de registro.

b) El número de páginas resultante en el fichero coincide con el número de páginas presentadas por el ciudadano.

c) La resolución es adecuada y la imagen es legible y fiel al documento en papel. 

8. Como regla general, los documentos en papel aportados se devolverán a la persona interesada inmediatamente tras su digitalización. 

9. En los casos excepcionales en que no se pueda o deba devolver al ciudadano la documentación en papel, la oficina de asistencia en materia de registro digitalizará la documentación y remitirá también la documentación papel a la dependencia de tramitación. En este caso, se hará constar en el campo correspondiente de la anotación que se remite también la documentación en papel para su custodia y esta se acompañará de una copia del recibo de presentación advirtiendo que se ha remitido la documentación digitalizada con la anotación de registro. 

De conformidad con lo establecido en la normativa vigente reguladora de la actuación y del funcionamiento del sector público por medios electrónicos, estos documentos serán conservados por la dependencia tramitadora y puestos a disposición de la persona interesada durante seis meses para que pueda recogerlos, independientemente del procedimiento administrativo al que se incorporen, salvo que reglamentariamente se establezca un plazo mayor. 

10. Asimismo, cuando los documentos presentados estén en mal estado y no sea posible realizar una imagen digitalizada legible, se enviarán en papel a la dependencia tramitadora. 

11. Con carácter general, no se generará una anotación mixta integrada por documentación digitalizada y documentación presentada en papel. 

12. Cuando se exija que la documentación sea presentada en papel y en sobre cerrado, como es el caso de las convocatorias de premios o certámenes, se procederá a su envío en formato papel y en sobre cerrado. 

QUINTO.- Presentación de archivos en formato electrónico. 

1. En caso de que se pretenda presentar en una oficina la documentación en formato electrónico, se informará de la posibilidad de su presentación directamente en la sede electrónica correspondiente. 

2. Si una norma determina la obligatoriedad de presentar documentos en un soporte específico no susceptible de digitalización, este tendrá que ser aceptado en la oficina (artículo 16.5 LPACAP). 

3. En el supuesto de que la solicitud se acompañe de documentación almacenada en un soporte digital el personal de la oficina recogerá el soporte digital aportado por el ciudadano, y por motivos de seguridad, procederá a su envío en sobre cerrado. En caso de que el soporte sea una memoria USB, con carácter previo a su conexión al equipo informático para proceder al alta de la anotación en la aplicación de registro, deberá efectuarse una comprobación de seguridad haciendo uso del oportuno del dispositivo hardware habilitado al efecto. 

SEXTO.- Registro de salida. 

Las anotaciones de salida en el Registro de documentos propios dirigidos a otras Administraciones o particulares deben realizarse por las dependencias tramitadoras. No corresponde a las oficinas de asistencia en materia de registro la anotación de salida de estos documentos. 

SÉPTIMO.- Efectos. 

Esta resolución se aplicará en sus propios términos y la actuación de las oficinas de asistencia en materia de registro deberá adecuarse a los mismos desde que se cuente con las herramientas informáticas adecuadas para poner en práctica cada uno de los apartados, así como las sucesivas modificaciones y mejoras, lo cual se comunicará por parte de esta Dirección General. 

OCTAVO.- Publicidad. 

Tanto esta resolución, como las diferentes indicaciones y aclaraciones, se comunicarán directamente a los responsables de las oficinas de asistencia en materia de registro y se publicarán en la Sede Electrónica del Ayuntamiento de Madrid (Ciudadanía-Gestiones y Trámites) y en la intranet Ayre. 

Otros criterios específicos. 

Además de los criterios generales recogidos en la presentación a continuación se acompañan los siguientes criterios específicos publicados en el canal de Ayre, Criterios en materia de registro.

Documento de carácter informativo. La versión oficial puede consultarse en el Boletín del Ayuntamiento de Madrid o en el Boletín de la Comunidad de Madrid.