Sede electrónica del Ayuntamiento de Madrid

g) Disponer de procedimientos específicos para el tratamiento de las reclamaciones que presenten sus clientes por sus actividades, así como contar con un archivo de todas las actuaciones relacionadas con ellas.

 

h) Tarifar sus actuaciones respetando el límite máximo fijado por el Ayuntamiento de Madrid, de acuerdo con los precios comunicados al Área de Gobierno u Organismo competente y gestionar documentalmente el cobro de los mismos con carácter previo al inicio de la actuación.

 

i) Colaborar en la gestión en periodo voluntario de las tasas e impuestos que deban satisfacer los titulares de las actividades y que se ingresarán directamente en la Tesorería del Ayuntamiento de Madrid.

 

j) Registrar y conservar durante un período de siete años, los expedientes tramitados, los certificados de conformidad y los informes de los controles periódicos.

 

k) Someterse a la supervisión establecida en el capítulo IV del presente título.

 

l) Permitir el acceso a sus instalaciones y oficinas a la entidad de acreditación y al Área de Gobierno u Organismo competente del Ayuntamiento de Madrid.

 

m) Remitir al Área de Gobierno u Organismo competente del Ayuntamiento de Madrid los correspondientes documentos de información anual.

 

n) Informar al Área de Gobierno u Organismo competente del Ayuntamiento de Madrid sobre sus actuaciones de verificación y control y remitir los documentos requeridos; comunicar a dicho órgano los cambios de composición de su capital social y las fusiones, las absorciones y los cambios en sus órganos de dirección o en sus representantes legales, así como la contratación con carácter previo al inicio de las actividades de carácter especializado a que se refiere el artículo 31.

 

ñ) Garantizar la confidencialidad de la información que hayan podido obtener en el transcurso de sus actuaciones y cumplir la normativa de aplicación en materia de protección de datos de carácter personal.

 

o)  Comunicar al Ayuntamiento de Madrid las infracciones urbanísticas que pudieran detectar durante el desarrollo de sus labores de verificación, supervisión y control.

 

Artículo 26. Registro y conservación de la documentación.

 

1) Las entidades colaboradoras quedan obligadas a registrar, conservar y tener a disposición del Ayuntamiento de Madrid, durante siete años, cuanta documentación se derive de las actuaciones reguladas en la presente ordenanza garantizando su constancia y autenticidad.

 

2) El registro y conservación de la documentación se efectuará en la forma que determine el Área de Gobierno u Organismo competente del Ayuntamiento de Madrid.

 

3) Las entidades colaboradoras mantendrán permanentemente informado al Ayuntamiento de Madrid del lugar donde dichos fondos documentales se encuentren depositados.

 

Artículo 27. Comunicación e información.

 

1. Las actuaciones de las entidades colaboradoras se comunicarán al Área de Gobierno u Organismo competente del Ayuntamiento de Madrid que determinará, en cada procedimiento concreto, el contenido de dichas comunicaciones, así como los soportes y procedimientos electrónicos a utilizar para una mejor gestión y transmisión de la información.

 

2. Asimismo, se comunicarán al Área de Gobierno u Organismo competente del Ayuntamiento de Madrid los cambios de composición de su capital social, las fusiones y las absorciones, así como cualquier cambio en sus órganos de dirección o en sus representantes legales.

 

3. En todo caso, el Ayuntamiento de Madrid podrá, en cualquier momento, requerir a las entidades colaboradoras información sobre las actuaciones en las que intervengan y la remisión de la documentación que estime necesaria.

 

4. Las entidades colaboradoras remitirán anualmente, en el primer trimestre del año siguiente, al Área de Gobierno u Organismo competente del Ayuntamiento de Madrid:

 

a) Un informe general de todas las actuaciones realizadas.

 

b) Una memoria detallada que relacione las actividades realizadas en materia de formación de personal, mejoras en la gestión de la organización, así como sugerencias de cambio para mejorar la eficacia de sus actuaciones.

 

 

CAPÍTULO IV

Supervisión de las entidades colaboradoras en la gestión de licencias urbanísticas

 

Artículo 28. Auditoría periódica de los requisitos de acreditación de las entidades colaboradoras en la gestión de licencias urbanísticas.

 

1. Las entidades colaboradoras deben someterse periódicamente a una auditoría de seguimiento por parte de la entidad de acreditación en la que se comprobará el mantenimiento de los requisitos de acreditación.

 

La primera auditoría de seguimiento se programará por la entidad de acreditación en un plazo no superior a doce meses desde la fecha inicial de autorización. Las siguientes auditorías de seguimiento se realizarán antes de los dieciocho meses desde la última visita.

 

La frecuencia de las auditorías se establecerá en función de los resultados de visitas previas.

 

La entidad de acreditación, además de las auditorías de seguimiento programadas, deberá llevar a cabo en cada ciclo de acreditación, al menos, una auditoría sin previo aviso.

 

2. La entidad de acreditación remitirá al Ayuntamiento de Madrid los resultados de las auditorías que realice, en el plazo máximo de un mes desde su finalización, sin perjuicio de lo establecido en el artículo 18 de la presente ordenanza.

 

3. En dichas auditorías de seguimiento podrán participar técnicos municipales en los términos previstos en el convenio al que se refiere el artículo 11 de la presente ordenanza.

 

Artículo 29. Control permanente de las funciones de las entidades colaboradoras en la gestión de licencias urbanísticas.

 

1. El Ayuntamiento de Madrid podrá supervisar en cualquier momento el desarrollo de las funciones de las entidades colaboradoras.

 

2. Las entidades colaboradoras deben permitir el acceso, tanto de los representantes del Ayuntamiento de Madrid como de la entidad de acreditación, a las instalaciones, oficinas y documentación relacionadas con el desempeño de sus funciones.

 

TÍTULO III

Procedimientos de gestión y control de actividades

 

CAPÍTULO I

Disposiciones generales

 

Artículo 30. Exclusividad de la actuación.

 

1. La entidad colaboradora que inicie una actuación deberá finalizarla bajo su responsabilidad.

 

Iniciada dicha actuación, no podrá intervenir otra entidad colaboradora, salvo en los casos previstos en la presente ordenanza.