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En la Disposición Adicional Primera del Reglamento del Sistema Integral de Gestión Documental y de Archivos del Ayuntamiento de Madrid, aprobado el 28 de abril de 2015 (BOAM 7408, 8 de mayo), se prevé la creación de un órgano colegiado con capacidad decisoria en determinadas materias, la Comisión de Documentos y Archivos, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 76 del Reglamento Orgánico del Gobierno y de la Administración del Ayuntamiento de Madrid, de 31 de mayo de 2004, que se regirá por las normas de funcionamiento dictadas por el órgano competente en materia de archivos.

El Reglamento del Sistema Integral de Gestión Documental y de Archivos del Ayuntamiento de Madrid afecta a toda la organización municipal, a todas las oficinas, unidades y organismos en todos los ámbitos. Todos estos órganos de aplicación se encuentran relacionados en el artículo 4.1 y 2 del citado Reglamento.

En la actualidad, resulta necesario aprobar un decreto para la regulación de esta Comisión. El artículo 17.3 del Reglamento de Gestión Documental y Archivos del Ayuntamiento de Madrid, establece que "la coordinación del Sistema de Archivos será ejercida por el Área de Gobierno competente en materia de archivos" y esta competencia está atribuida, según Acuerdo de la Junta de Gobierno de la Ciudad de Madrid de 29 de octubre de 2015 de organización y competencia del Área de Gobierno de Cultura y Deportes, a la Dirección General de Bibliotecas, Archivos y Museos.

Tratándose la gestión documental de una materia de carácter multidisciplinar y transversal, es necesario establecer mecanismos de coordinación y asesoramiento adaptados a las competencias asumidas por el Área de Gobierno. La Comisión de Documentos y Archivos se configura como instrumento de participación de las distintas Áreas, Juntas Municipales de Distrito y organismos competentes en el ámbito de la gestión de los documentos y archivos del Ayuntamiento de Madrid y como foro de diagnóstico y reflexión sobre los archivos y la gestión documental.

Asimismo, dictaminará las propuestas de criterios y directrices que emanen del Área competente en materia de archivos y de los grupos de trabajo creados al amparo de esta Comisión, y realizará el seguimiento de las actuaciones llevadas a cabo para el cumplimiento de las directrices aprobadas.

Especial importancia adquiere su composición, en la que se da representación a toda la organización municipal a fin de decidir sobre ciertas cuestiones en materia de gestión documental, admitiéndose igualmente la posibilidad de invitar a profesionales especialistas en la materia en los grupos de trabajo que se creen. De esta forma, se pretende consagrar un marco institucional completo para que todas las unidades municipales puedan desarrollar sus competencias de manera coordinada en el ámbito de la gestión de los documentos y archivos, contando además con el asesoramiento de expertos de reconocido prestigio en la materia.

De conformidad con el artículo 14.3 apartado e) de la ley 22/2006, de 4 de julio, de Capitalidad y de Régimen Especial de Madrid, corresponde a la persona titular de la Alcaldía la competencia de dictar decretos e instrucciones.

En definitiva, se trata de hacer realidad lo establecido en la Disposición adicional primera del Reglamento del Sistema Integral de Gestión Documental y de Archivos del Ayuntamiento de Madrid de 28 de abril de 2015 como paso esencial para la puesta en marcha del sistema.

En virtud de lo dispuesto en el artículo 76.1 del Reglamento Orgánico del Gobierno y de la Administración del Ayuntamiento de Madrid, de 31 de mayo de 2004, y a propuesta de la titular del Área de Gobierno de Cultura y Deportes,

DISPONGO

Artículo 1. Objeto.

El objeto del presente decreto es la creación y la regulación de la composición y funcionamiento de la Comisión de Documentos y Archivos como órgano colegiado con capacidad decisoria en materia de gestión documental y archivos para aprobar las propuestas de identificación y valoración de las series documentales que le sean presentadas, establecer las normas de conservación, eliminación y régimen de acceso e informar las propuestas de calificación de documentos esenciales.

Asimismo, la Comisión tendrá entre sus funciones las de asesorar sobre las actuaciones principales en el ámbito de la gestión de los documentos y archivos del Ayuntamiento de Madrid y coordinar las actuaciones comunes relacionadas con el Sistema Integral de Gestión Documental.

Artículo 2. Adscripción y naturaleza jurídica.

La Comisión de Archivos se adscribe al Área de Gobierno competente en materia de archivos como órgano colegiado sin personalidad jurídica propia, estando integrado por quienes ostenten la titularidad de los órganos directivos.

Artículo 3. Régimen jurídico.

1. La Comisión de Documentos y Archivos se rige por lo dispuesto en el presente decreto sin perjuicio de las normas específicas que regulen su funcionamiento interno que, en su caso, serán aprobadas en el seno del propio órgano.

2. En lo no previsto en el presente decreto, será de aplicación lo dispuesto en las normas sobre órganos colegiados contenidas en el Reglamento Orgánico del Gobierno y de la Administración del Ayuntamiento de Madrid, de 31 de mayo de 2004, y en la normativa básica en materia de régimen jurídico del Sector Público.

Artículo 4. Finalidad y funciones.

1. La Comisión de Documentos y Archivos tiene como finalidad ser instrumento de participación de las distintas unidades municipales generadoras de documentos. Asimismo dictaminará las propuestas de criterios y directrices que éstas propongan, y realizará el seguimiento de las actuaciones llevadas a cabo para el cumplimiento de las directrices aprobadas.

2. Para el cumplimiento de las finalidades descritas, la Comisión llevará a cabo las funciones siguientes:

a) Aprobar las propuestas de identificación y valoración de las series documentales que le sean presentadas.

b) Establecer las normas de conservación, eliminación y régimen de acceso.

c) Informar las propuestas de calificación de documentos esenciales.