Sede electrónica del Ayuntamiento de Madrid

I

La utilización de tarjetas corporativas como instrumentos de identificación y de acceso a los edificios se ha generalizado a lo largo de los años tanto en el sector público como en el privado.

Históricamente, la obligación de portar una tarjeta identificativa profesional en el ámbito del Ayuntamiento de Madrid se regula por primera vez en el Reglamento para el Cuerpo de Policía Municipal, de 31 de marzo de 1995, cuyo artículo 42.1, relativo a la identificación profesional, establece que "Todos los miembros del cuerpo de Policía Municipal estarán dotados de un carné profesional específico, que servirá de documento de identificación, debiendo portarlo siempre que esté de servicio y exhibirlo cuando sea requerido para ello o sea necesario en función de las circunstancias". El propio artículo determina el contenido que debe tener la tarjeta.

A partir de 2005 comenzó a distribuirse de forma generalizada una nueva tarjeta corporativa que posibilitaba el acceso a los edificios y el fichaje en el sistema de control de presencia, que entonces comenzaba su implementación en el Ayuntamiento de Madrid.

Más adelante, el Código de Buenas Prácticas Administrativas del Ayuntamiento de Madrid, aprobado por Acuerdo de 4 de diciembre de 2008 de la Junta de Gobierno de la Ciudad de Madrid, preveía en su artículo 9.2 una tarjeta corporativa como medio de identificación del personal al servicio del Ayuntamiento, en su actividad profesional, que debía servir igualmente de acreditación para la entrada en edificios públicos, seguimiento de cumplimiento horario e incorporación de la firma electrónica.

Este acuerdo fue derogado por Acuerdo de 23 de marzo de 2023 de la Junta de Gobierno, que aprobó un nuevo Código de Buenas Prácticas sin aludir a las tarjetas corporativas.

A lo largo del tiempo, los distintos acuerdos de la Junta de Gobierno de organización y competencias de las áreas de gobierno han delegado en la Policía Municipal la gestión y control de la tarjeta corporativa municipal, sin perjuicio de otras competencias que, de forma paralela, correspondían al área de gobierno competente en materia de personal.

En lo que se refiere a estas últimas, aunque la dirección general competente en materia de planificación de recursos humanos ha elaborado a lo largo del tiempo distintas circulares y notas informativas relativas a la emisión y utilización de la tarjeta corporativa, no existía hasta la fecha un texto que, de forma unitaria, ordenara los distintos tipos de tarjetas y los criterios para su utilización.

II

Por otro lado, hay que tener en cuenta que la Oficina de Protección de Datos, en un informe de 3 de octubre de 2022, ha indicado que, como señala la Agencia Española de Protección de Datos, "El dato personal correspondiente al número del documento nacional de identidad (DNI) no es un dato que, de acuerdo con la normativa vigente, deba figurar entre los datos que permitan identificar al empleado público actuante".

Consecuentemente, concluye la Oficina de Protección de Datos, la inclusión del número del DNI en las tarjetas corporativas incumple el principio de minimización de datos consagrado en el artículo 5.1 c) del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos), según el cual los datos personales serán, entras cosas, "adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que son tratados".

Si bien la Oficina de Protección de Datos considera que no resulta perentorio modificar el dato del DNI, sí estima necesario, por el riesgo que genera, rediseñar las tarjetas corporativas de los empleados públicos que ejercen funciones inspectoras o de autoridad previa actualización de las categorías que desempeñan tales potestades.

Asimismo, recomienda la aprobación de una regulación específica sobre la tarjeta corporativa de los empleados públicos en la que se determinen los usos y los datos necesarios para identificar al empleado público.

III

La instrucción pretende dar cobertura al vacío existente en materia de regulación de las tarjetas corporativas, siguiendo las recomendaciones de la Oficina de Protección de Datos, así como simplificar y reducir la variedad de las tarjetas existentes en la actualidad.

El texto se estructura en doce apartados, tres disposiciones adicionales y una disposición transitoria.

Se incluyen en el ámbito de aplicación de la instrucción tanto las tarjetas del personal funcionario, laboral y eventual, como las de los cargos electos y titulares de órganos directivos del Ayuntamiento de Madrid y sus organismos autónomos.

Se regulan también los supuestos en los que es posible que personal externo disponga de tarjetas de acceso a los edificios municipales, así como las tarjetas provisionales.

En todo caso, se excluyen los carnés profesionales de la Policía Municipal, que cuentan con una regulación específica en el propio Reglamento para el Cuerpo de Policía Municipal.

Uno de los elementos más relevantes de la instrucción es la definición de los distintos modelos de tarjetas corporativas, divididos en tres categorías, que se corresponden, respectivamente, con las funciones que, con carácter general, realiza el personal del Ayuntamiento de Madrid y de sus organismos autónomos (tarjeta corporativa común); con las que llevan a cabo los agentes de la autoridad y los servicios de inspección (tarjeta corporativa especial); y con las correspondientes a los cargos electos y a las personas titulares de los órganos directivos (tarjeta corporativa cualificada).

Ante la posibilidad de que surjan supuestos particulares, se prevé la posibilidad de elaborar otras tarjetas que no pertenezcan a ninguna de las anteriores categorías, cuando el órgano directivo competente que lo solicite acredite que resulta imprescindible para el correcto desempeño de las funciones específicas de su titular.

La instrucción determina la información que debe figurar en cada tipo de tarjeta, en la que no aparecerá el número del DNI, de acuerdo con lo señalado por la Oficina de Protección de Datos, y sí el número de personal (NUMPER) que tienen todas las personas empleadas del Ayuntamiento de Madrid.