Sede electrónica del Ayuntamiento de Madrid

1. La persona titular de la Secretaría del Observatorio de la Ciudad será designada por la Presidencia entre el personal funcionario adscrito a la dirección general competente en materia de transparencia, y no ostentará la condición de Vocal.

2. Corresponde a la Secretaría velar por la legalidad formal y material de las actividades del Observatorio de la Ciudad, certificar las actuaciones del mismo y garantizar que los procedimientos y reglas de constitución y adopción de los acuerdos sean respetados.

En particular, corresponden a la Secretaría las siguientes funciones:

a) Asistir a las reuniones con voz pero sin voto.

b) Efectuar las convocatorias de las sesiones por orden de la Presidencia así como las citaciones a cada miembro del órgano con arreglo a las disposiciones generales de funcionamiento de los órganos colegiados.

c) Preparar el despacho de los asuntos.

d) Redactar las actas de las sesiones, autorizándolas con su firma y el visto bueno de la Presidencia.

e) Expedir certificaciones de las consultas, dictámenes y acuerdos aprobados con el visto bueno de la Presidencia.

f) Recibir los actos de comunicación de cada miembro del órgano y, por tanto, las notificaciones, peticiones de datos, rectificaciones o cualquier otra clase de escritos de los que deba tener conocimiento.

g) Ejercer cuantas otras funciones sean inherentes a su condición.

3. La Presidencia del órgano nombrará suplente de la Secretaría para los casos de vacante, ausencia o enfermedad, entre personal funcionario adscrito a la dirección general competente en materia de transparencia.

Artículo 11. Funcionamiento, convocatoria y régimen de sesiones.

1. El Observatorio de la Ciudad se reunirá en sesión ordinaria con una periodicidad mínima anual y en sesión extraordinaria cuando así lo decida la Presidencia, a iniciativa propia o previa petición de una cuarta parte de las Vocalías.

El Observatorio de la Ciudad se podrá constituir, convocar, celebrar sus sesiones, adoptar acuerdos y remitir actas tanto de forma presencial como a distancia, salvo que sus normas internas recojan expresa y excepcionalmente lo contrario.

En las sesiones que se celebren a distancia, cada miembro del órgano podrá encontrarse en distintos lugares siempre y cuando se asegure por medios electrónicos su identidad, el contenido de sus manifestaciones, el momento en que éstas se producen, así como la interactividad e intercomunicación entre ellos en tiempo real y la disponibilidad de los medios durante la sesión. Entre otros, se considerarán medios electrónicos válidos, el correo electrónico, las audioconferencias y las videoconferencias.

2. La convocatoria de las sesiones ordinarias se realizará por la Presidencia con una antelación mínima de dos días. En el caso de las sesiones extraordinarias, la convocatoria se producirá con una antelación mínima de veinticuatro horas a la celebración de la sesión.

Salvo que no resulte posible, las convocatorias serán remitidas a cada miembro del órgano a través de medios electrónicos, haciendo constar en las mismas el orden del día junto con la documentación necesaria para su deliberación y las condiciones en las que se va a celebrar la sesión.

3. Para la válida constitución del Observatorio de la Ciudad se requerirá la asistencia de la Presidencia y de la Secretaría o, en su caso, de sus suplentes, y la de la mitad, al menos, de las Vocalías, en primera convocatoria, y de un tercio de las mismas en segunda convocatoria, que se celebrará treinta minutos después.

4. No podrá ser objeto de deliberación ningún asunto que no figure incluido en el orden del día, salvo que esté presente la totalidad de miembros del órgano colegiado y sea declarada la urgencia del asunto por el voto favorable de la mayoría, decidiéndose en caso de empate por el voto de calidad de la Presidencia.

5. El órgano colegiado podrá constituirse válidamente para la celebración de sesiones, deliberaciones y adopción de acuerdos sin necesidad de convocatoria previa cuando así se decida por unanimidad.

6. Los acuerdos serán adoptados por mayoría de votos, decidiéndose por el voto de calidad de la Presidencia, en caso de empate.

Cuando se asista a distancia, los acuerdos se entenderán adoptados en el lugar donde tenga la sede el órgano colegiado y, en su defecto, donde esté ubicada la Presidencia.

7. Cada miembro del órgano que vote en contra o se abstenga, quedará exento de la responsabilidad que, en su caso, pudiera derivarse de los acuerdos.

8. El Observatorio de la Ciudad podrá aprobar sus reglas internas de funcionamiento.

Artículo 12. Actas.

1. De cada sesión que se celebre se levantará acta por la Secretaría en la que se reflejará, en todo caso, la asistencia, el orden del día de la sesión, las circunstancias del lugar y tiempo en que se ha celebrado, los puntos principales de las deliberaciones, así como el contenido de los acuerdos adoptados.

Las sesiones podrán grabarse. El fichero resultante de la grabación, junto con la certificación expedida por la Secretaría de la autenticidad e integridad del mismo, y cuantos documentos en soporte electrónico se utilizasen como documentos de la sesión, podrán acompañar el acta de las sesiones sin necesidad de hacer constar en ella los puntos principales de las deliberaciones.

Cuando se hubiese optado por la grabación de las sesiones celebradas o por la utilización de documentos de soporte electrónico, deberán conservarse de forma que se garantice la integridad y autenticidad de los ficheros electrónicos correspondientes y el acceso a los mismos por parte de cada miembro del órgano.

2. En el acta figurará, a solicitud de cada miembro del Observatorio de la Ciudad, el voto contrario al acuerdo adoptado, su abstención y los motivos que la justifiquen o el sentido de su voto favorable.

3. Cada miembro del Observatorio de la Ciudad que discrepe de las decisiones válidamente adoptadas, podrán formular voto particular por escrito en el plazo de cuarenta y ocho horas, el cual se incorporará al texto aprobado.