Carpeta TU AYUDANTE
CBP 23/2023
Gobernanza, Administración y normativa / Organización administrativa
Área de Gobierno de Urbanismo, Medio Ambiente y Seguridad
Dirección General de Planeamiento
El procedimiento de formación, tramitación y aprobación del planeamiento urbanístico es complejo porque contiene un gran número de especificidades procedimentales y formales, que requieren de un trabajo técnico y jurídico coordinado y especialmente minucioso, debido a la elevada cantidad de normativas sectoriales que establecen determinaciones y mandatos sobre su contenido.
La tarea de normalización de los procedimientos en materia de formación y de tramitación del planeamiento ha sido planteada por el Ayuntamiento de Madrid como una estrategia para lograr tres objetivos: mejorar en tiempo y coste la forma de tramitación interna; mejorar la calidad de sus contenidos al disponer de referentes comparables, simplificación de tareas repetitivas y estandarizar determinados procedimientos y, por último, destinar los recursos humanos especializados a los aspectos de mayor valor añadido para la ciudad al disponer de procedimientos depurados y comprobados para las labores que es posible estandarizar con unidad de criterio.
La carpeta TU AYUDANTE proporciona a los empleados públicos y a los usuarios en general, esquemas-guía de tramitación de todos los instrumentos de planeamiento, como ayuda depurada, sancionada por la práctica y unificada, así como de guías y modelos para la redacción y formación de los diferentes documentos que componen los expedientes de los instrumentos urbanísticos, de memorias e informes técnicos, jurídicos y propuestas de aprobación que corresponden a las diferentes fases de tramitación de cada figura e instrumento de planeamiento general o de desarrollo.
Se concretan, además, modelos de las diferentes solicitudes y comunicaciones que es necesario incorporar en los procesos de tramitación, de informes, de diligencias, de publicaciones oficiales, así como diversa documentación necesaria para el óptimo funcionamiento y desarrollo de la tramitación urbanística.
El contenido de esta carpeta es el siguiente:
1. Tramitación, que incluye unas guías destinadas al personal que tramita los procedimientos.
2. Informes, que incluye una selección de informes sectoriales y unas tablas para su visualización esquemática.
3. Contenido y orden de documentos en los planes, que incluye esquemas generales para la elaboración de los planes.
4. Modelos de acuerdos.
5. Modelos de documentos administrativos.
6. Modelos de informes técnicos y jurídicos.
Esta buena práctica promueve la mejora, simplificación y unidad de criterio de los procesos internos al proporcionar guías y modelos que agilizan y facilitan la tramitación de los procedimientos.
El primer paso en el desarrollo de la carpeta TU AYUDANTE fue la identificación de la necesidad de unificar el orden y contenido de tareas y procedimiento en las tres subdirecciones generales de la Dirección General de Planeamiento, para poder crear un contenido homogéneo en la confección de los documentos que se adecuase a todas las exigencias normativas, además de facilitar la labor de todo el personal (auxiliar, administrativo, técnico, jurídico) que interviene en la tramitación de este tipo de expedientes.
La Dirección General de Planeamiento acometió un proceso de estudio y análisis de la normalización, clarificación y simplificación procedimental, así como de mejoras para la agilización y depuración de la tramitación en los distintos instrumentos de planeamiento.
La primera versión de TU AYUDANTE estuvo disponible a principios del 2020, siendo objeto desde ese momento de una actualización permanente.
La documentación disponible en TU AYUDANTE está dentro del bigdata conjunto de la Dirección General de Planeamiento.
El uso de TU AYUDANTE produce efectos positivos para la agilización, la homogeneización e incremento de la calidad del contenido, unidad y eficiencia en la tramitación del planeamiento.
La normalización de los procedimientos produce efectos positivos tanto para el personal, al facilitarles el acceso a la sistemática y normativa de tramitación adecuada, como para todos los usuarios internos y externos en su conjunto, pues en ella se concreta y clarifica la documentación a requerir a las empresas y profesionales para la elaboración del planeamiento de iniciativa privada, generando así seguridad, transparencia y certeza técnico-jurídica sobre las normas y el procedimiento urbanístico aplicable.
Los documentos sobre contenido y orden de documentos en los Planes se facilitan a cualquier persona interesada cuando solicita información sobre cómo confeccionar un instrumento de planeamiento de iniciativa privada, de modo que, tanto ciudadanos como empresas promotoras, son beneficiarios directos del incremento de la claridad y rigor que supone la confección de los documentos de TU AYUDANTE.
Dado que se trata de una aplicación a disposición de todos los empleados públicos en un recurso de red de la Dirección General de Planeamiento no es posible disponer de datos estadísticos con respecto a sus diferentes funcionalidades, y su aplicabilidad directa y sus resultados finales no pueden ser evaluados mediante procedimientos aritméticos o porcentuales, si bien es cierto que esta fuente de información así como de los distintos modelos procedimentales de manera clara y centralizada, supone un ahorro de tiempo que ha permitido reducir los plazos de tramitación y aumentar la capacidad de formar, estudiar y tramitar expedientes de planeamiento para los empleados públicos, redactores o tramitadores de los diferentes instrumentos de planeamiento. Este último aspecto ha permitido aumentar la capacidad en un 36%.
En la implementación de esta buena práctica solo participa el personal directivo y funcionario de la Dirección General de Planeamiento, tanto a nivel técnico y jurídico (A1 y A2), como a nivel administrativo (C1 y C2).
Los documentos que se utilizan han sido elaborados por los empleados públicos y se actualizan periódicamente. Están disponibles en los formatos Word y PDF y se agrupan en un recurso de red al que tienen acceso todos los empleados públicos que prestan su servicio en la Dirección General de Planeamiento.
La buena práctica es replicable a otros servicios públicos municipales y autonómicos que tengan competencia en la formación y la tramitación de un instrumento de planeamiento.
Se ha compartido con servicios técnicos de otros ayuntamientos, siempre desarrollando el concepto de guía y de normalización a la materia concreta sobre la que verse el servicio correspondiente, de la misma forma que se ha proporcionado a servicios técnicos de la Comunidad de Madrid.
Los medios necesarios para su implantación, desarrollo y evaluación son disponer de recursos humanos especializados en los procesos de tramitación de planeamiento municipal, tanto a nivel técnico y jurídico (A1 y A2), como a nivel administrativo (C1 y C2) y con capacidad de análisis de procesos y su secuenciación.
Estos recursos humanos deben encargarse también de proponer las actualizaciones y modificaciones que se produzcan como consecuencia de cambios normativos, mejoras de procedimientos o para conseguir perfeccionar su aplicación y utilidad.
La buena práctica es sostenible en el tiempo, porque sus efectos y resultados son duraderos y servirán para tramitar el planeamiento de manera más clara, ágil, sencilla, práctica, accesible y uniforme ante los servicios municipales y los destinatarios.
La sostenibilidad en el tiempo depende, en gran medida, de su utilización efectiva por el personal al servicio de la unidad correspondiente, así como de su continua actualización y mejora de la documentación y de los modelos incluidos en el mismo.
La documentación disponible en TU AYUDANTE está dentro del bigdata conjunto de la Dirección General de Planeamiento.
Es un recurso interno al que tiene acceso todo el personal de esta Dirección.