Canal de denuncias de la Empresa Municipal de Vivienda y Suelo de Madrid
CBP 62/2023
Transparencia y comunicación / Comunicación y canales
Empresa Municipal de Vivienda y Suelo de Madrid
Comité de Ética y Cumplimiento
Dentro del Modelo de Compliance de la Empresa Municipal de Vivienda y Suelo de Madrid (en adelante, EMVS), cuyo objetivo no sólo es prevenir una posible responsabilidad penal de la empresa, sino también fomentar la integridad y ética en todas sus actuaciones, se encuentra el Canal de Denuncias que está al servicio de sus empleados y directivos.
El canal de denuncias de la EMVS es una herramienta corporativa que tiene como objetivo principal la comunicación, investigación y resolución de las denuncias recibidas acerca de posibles comportamientos o actuaciones contrarios a la normativa de aplicación a la EMVS y a los principios y normas éticas de la empresa.
Esta buena práctica promueve la comunicación y el establecimiento de nuevos canales para facilitar la comunicación, gestión, investigación, seguimiento y confidencialidad de las denuncias recibidas, en relación con posibles comportamientos o actuaciones contrarias al Código Ético y de Conducta de la empresa.
El funcionamiento del canal se rige por el Reglamento del Canal de Denuncias, aprobado por su Consejo de Administración, en sesión celebrada el 9 de diciembre de 2020, adelantándose así a la transposición al ordenamiento jurídico español, de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, cuya entrada en vigor fue el 1 de enero de 2022, y que en la actualidad se encuentra en tramitación como proyecto de Ley en el Congreso.
Como parte del Sistema de Gestión del Modelo de Compliance de la EMVS, este Canal de Denuncias, permite la comunicación de circunstancias que puedan suponer un riesgo penal para la empresa y debe:
- Garantizar la confidencialidad de la identidad de las personas que hagan uso del mismo.
- Prohibir cualquier tipo de represalia sobre los denunciantes.
- Garantizar la tramitación de las denuncias presentadas.
- Fomentar su uso.
La implantación del canal de denuncias se realizó con la aprobación del Reglamento de Funcionamiento de dicho canal, por parte del Consejo de Administración, en sesión celebrada el 9 de diciembre de 2020.
Los trabajos de elaboración fueron guiados por la Dirección de Transparencia, Cumplimiento y Protección de Datos en colaboración con la Dirección de Servicios Jurídicos de la Empresa.
En el Reglamento del Canal de denuncias se establece quiénes pueden formular una denuncia, a través de qué medios pueden presentarla, cuál es el órgano responsable del canal y sus funciones, los requisitos de las denuncias, cuáles son las garantías de confidencialidad de los contenidos y medidas para la protección de los datos personales, tanto de la persona que informa sobre una posible irregularidad, como de las personas que puedan resultar afectadas por la denuncia y el procedimiento para la tramitación de las denuncias.
El canal de denuncias forma parte del sistema de gestión de cumplimiento normativo de la EMVS. Esta empresa se ha adelantado a la transposición al ordenamiento jurídico español de la Directiva Europea 2019/1937, de obligado cumplimiento para las empresas de más de 50 trabajadores.
La existencia del canal de denuncias en la EMVS ha tenido un impacto positivo en la organización, ya que ha abierto la posibilidad a todo sus empleados y directivos de trasladar y comunicar denuncias de posibles infracciones al Comité de Ética y Cumplimiento, quien investigará y resolverá preservando la identidad de los afectados y garantizando la confidencialidad de los contenidos.
Desde su puesta en funcionamiento en el año 2021, se han recibido a través de este Canal cinco denuncias, de las cuales el Comité de Ética y Cumplimiento ha estimado tres, abriendo los correspondientes expedientes, y desestimado dos, procediendo al archivo de las mismas.
Dentro de la EMVS, han intervenido los siguientes órganos:
- Consejo de Administración.
- Comité de Ética y Cumplimiento.
- Dirección de Transparencia, Cumplimiento y Protección de Datos.
El Modelo de Compliance de la EMVS fue aprobado por el Consejo de Administración.
Al tratarse de una sociedad mercantil, en su creación y puesta en funcionamiento han participado los servicios de la EMVS, sin que se haya contado en su preparación con la participación ciudadana.
La EMVS es una de las primeras empresas municipales que ha implantado un canal de denuncias, si bien esta buena práctica es replicable por cualquier entidad perteneciente al sector público.
Según el informe 3/2022, de la Oficina Municipal Contra el Fraude y la Corrupción, cuyo ámbito de actuación se extiende también a las sociedades municipales como la EMVS, es recomendable que estas se doten de Programas de Cumplimiento Normativo, no solo como medio para beneficiarse de la exención de responsabilidad penal, sino también como fomento de la integridad y ética pública que la sociedad está demandando. Con la implantación de un Canal de denuncias en la EMVS, esta empresa cumple con la legislación vigente y con los compromisos adquiridos en su Código Ético y de Conducta, promoviendo y facilitando la utilización de este Canal, para trasladar de forma ágil y segura la información que guarde relación con irregularidades o incumplimientos sobre el mismo.
El Canal de Denuncias se gestiona, desde la Dirección de Transparencia, Cumplimiento normativo y Protección de Datos de la EMVS, por los técnicos de gestión adscritos a la misma que cuentan con los recursos informáticos y materiales puestos a su disposición para el cumplimiento de sus funciones de convocatoria del Comité de Ética y Cumplimiento. La creación del Canal de Denuncias no ha requerido de una dotación adicional de presupuesto ni de recursos humanos o materiales específicos.
Las denuncias son valoradas por el Comité de Ética y Cumplimiento, que cuenta con los recursos humanos y medios informáticos necesarios para la consecución de sus fines, dando cuenta al Consejo de Administración de la EMVS, en su memoria anual de las denuncias recibidas, tramitadas y las desestimadas, la tipología de las mismas, y las posibles medidas adoptadas, adicionales o complementarias, a fin de mejorar en su caso el modelo de prevención de riesgos penales de la EMVS.
Desde su aprobación por el Consejo de Administración, el Reglamento de Funcionamiento del Canal de Denuncias interno se mantiene publicado en la intranet corporativa.
Todos los empleados deben conocer el Código de Ética y Conducta, el Reglamento del Canal de Denuncias, así como todas las políticas, procedimientos e instrucciones que forman parte de su Modelo de Cumplimiento Normativo, y así debe constar en sus expedientes laborales.
Tal y como se recoge en el apartado 5 del Reglamento de Funcionamiento del Canal de Denuncias, los medios para efectuar la denuncia son:
- El envío de un correo electrónico a la siguiente dirección: canaldenuncias@emvscsp.onmicrosoft.com
- El buzón físico habilitado al efecto en la Dirección de Servicios Jurídicos, 4ª planta del edificio en el que se encuentra la sede de la empresa.
Tendrá únicamente acceso a este buzón el Secretario del Comité de Ética y Cumplimiento, quien informará del asunto en cuestión a los demás miembros del Comité, que estarán obligados a guardar confidencialidad sobre los datos puestos en su conocimiento.
Código Ético y de Conducta de la EMVS: