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1.º Programación de campañas.

Antes del 10 de octubre de cada año, las Áreas, los Distritos, los Organismos Autónomos y las Sociedades Mercantiles Municipales que prevean llevar a cabo campañas publicitarias, deberán enviar a la D.G. de Comunicación un listado con las campañas previstas para el año siguiente, con los importes y fechas estimados para cada una de ellas, destacando las que se consideran campañas prioritarias por su relevancia y recursos económicos asociados.

2.º Solicitud de campañas.

El órgano solicitante de la campaña, realizará el briefing, que deberá contener la información de la campaña relativa a su denominación, objeto, presupuesto estimado de publicidad en medios y en acciones complementarias (3), período de duración, público objetivo y justificación de la misma, de acuerdo con el modelo que figura como Anexo I (BRIEFING) al presente Decreto, y deberá remitirlo a la D.G. de Comunicación con una antelación mínima de dos meses antes del inicio de la campaña.

3.º Planificación de campañas.

La Dirección General de Comunicación, gestionará la campaña mediante la elaboración de un plan de medios que detallará los medios y soportes adecuados para su realización, los medios de la misma, la inversión detallada para cada uno de ellos y el alcance de la propia campaña.

El resultado de los trabajos mencionados en el párrafo anterior se comunicará al órgano solicitante de la campaña.

4.º Aprobación de campañas.

Una vez que la planificación de la campaña sea conforme a los objetivos del órgano solicitante de la misma, éste deberá enviar cumplimentado a la Dirección General de Comunicación el Anexo II (APROBACIÓN DEL PLAN DE MEDIOS Y ORDEN DE COMPRA) de este Decreto, para su aprobación.

En los casos en que por exigencia de la campaña fuera necesario modificar cualquier término de la misma una vez aprobada, y siempre que dicha modificación no supere el importe del presupuesto inicialmente autorizado, será necesaria la aprobación de la Dirección General de Comunicación en su condición de responsable del contrato, que informará de la misma a la unidad solicitante.

5.º Materiales publicitarios y creatividad.

El órgano solicitante de la campaña será el responsable de producir los materiales publicitarios en función de los soportes y formatos elegidos para la difusión de la misma, y de tramitar la petición de servicios de creatividad.

6.º Tramitación del expediente de gasto de la campaña.

Una vez finalizada la campaña o las diferentes partes de la misma, el órgano solicitante elaborará el correspondiente expediente de gasto (reconocimiento de obligación) conforme a la normativa presupuestaria vigente, que se enviará a la Intervención para su fiscalización.

V. Trámites para la gestión de solicitudes de inserción de anuncios de obligado cumplimiento.

DÉCIMO.- Para la gestión de las solicitudes de inserción de anuncios de obligado cumplimiento promovidos tanto por la Administración como a instancia de particulares, se deberán seguir las siguientes directrices:

1.º La unidad promotora enviará por correo electrónico a la D.G. de Comunicación, un fichero word con el texto del anuncio que debe publicarse, así como las fechas previstas para su publicación (con una antelación mínima de 7 días hábiles). En dicho correo se deberán indicar los datos necesarios para la posterior elaboración y envío de la factura por parte de la empresa adjudicataria, así como un correo de contacto.

2.º Desde la D.G. de Comunicación se enviará dicha solicitud a la empresa adjudicataria del contrato para que elabore el plan de medios y prepare la maqueta del anuncio.

3.º Una vez recibida dicha información por parte de la empresa adjudicataria del contrato, la D.G. de Comunicación la enviará a la unidad para recabar su conformidad.

4.º Una vez comprobada la información, la unidad solicitante enviará el anexo II (APROBACIÓN DEL PLAN DE MEDIOS Y ORDEN DE COMPRA), a la D.G. de Comunicación, que aprobará la inserción mediante la firma del mencionado anexo y encargará su publicación.

5.º Una vez publicado, la empresa adjudicataria deberá enviar tanto a la D.G. de Comunicación como a la unidad promotora del anuncio, el comprobante de la inserción así como la factura, para que dicha unidad pueda tramitarla.

VI. Patrocinio, publicidad en mobiliario urbano y campañas transversales.

DÉCIMO PRIMERO.- Cuando los órganos de contratación del Ayuntamiento de Madrid, Organismos Autónomos así como de las Empresas Municipales realicen contratos de patrocinio, convenios, etc., en los que se recojan cesiones a terceros de espacios publicitarios municipales, se deberá solicitar necesariamente a la Dirección General de Comunicación informe en el que se valore económicamente el servicio publicitario, de modo que los promotores de dicha actuación puedan valorar si las prestaciones que se ofrecen como contraprestación tienen una equivalencia económica adecuada.

DÉCIMO SEGUNDO.- En el caso de actuaciones que conlleven cesión de publicidad en mobiliario urbano (muppis) en campañas prioritarias, se deberá contar con informe de la Dirección General de Comunicación, en el que se establecerán el número y ubicación de los soportes de mobiliario urbano más adecuados para el objetivo de la campaña.

DÉCIMO TERCERO.- Campañas transversales: En el caso de campañas cuyos objetivos sean compartidos por distintas unidades municipales, la D.G. de Comunicación diseñará los planes de medios complementarios necesarios y su distribución presupuestaria con la participación de cada uno.

VII. Efectos.

DÉCIMO CUARTO.- Dejar sin efecto el Decreto (y sus Anexos) de 26 de marzo de 2012 de la Delegada del Área de Gobierno de Hacienda y Administración Pública mediante el cual se declaran de gestión centralizada los servicios de publicidad, promoción, divulgación y anuncios del Ayuntamiento de Madrid y sus Organismos Autónomos, que tengan incidencia en medios de comunicación, y se establecen los procedimientos para su contratación, modificado por el Decreto de fecha 1 de abril de 2016 del Delegado del Área de Gobierno de Economía y Hacienda.

Documento de carácter informativo. La versión oficial puede consultarse en el Boletín del Ayuntamiento de Madrid o en el Boletín de la Comunidad de Madrid.